Fachreferent (m/w/d) Operativer Betrieb Repräsentanz Berlin, Zuffenhausen

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Übernahme aller Empfangstätigkeiten (z.B. Ansprechpartner für Gäste und Dienstleister, Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen, Abwicklung der Post und Anlieferungen, Bestellung von Verbrauchsund Büromaterialien)
• Selbstständige Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen in der stiftungseigenen Datenbank (CRM)
• Koordinierung von Besprechungen inklusive Reservierung im Raumbuchungsprogramm und Abwicklung von Bewirtungsbestellungen
• Zuständigkeit für Zutrittsberechtigungen und Überwachung der Sicherheitseinrichtungen am Empfang
• Vertretungsweise Übernahme von Aufgaben des Bereichssekretariats (Terminmanagement und Reisebuchungen)
• Enge Zusammenarbeit mit den Kollegen des Operativen Betriebs (Haustechnik, Logistik)
• Mitarbeit bei Sonderprojekten innerhalb des Bereiches

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsstärke, Eigenverantwortlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Effizienz
• Ausgeprägte Fähigkeit zum Priorisieren von Aufgaben und hohe Souveränität auch in Stresssituationen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Erfahrungen mit CRM-Systemen oder vergleichbaren Datenbanksystemen
• Grundlegende buchhalterische Kenntnisse
• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse
• Verbindliches, freundliches und gepflegtes Auftreten
• Erfahrung und Freude am Umgang mit Menschen (auch international)