Les frais de candidature en Allemagne : calcul et remboursement

Pour un entretien d'embauche, et que le candidat soit embauché ou non, des frais de déplacements ont été occassionnés. Mais est-ce que l'employeur allemand est dans l'obligation de les rembourser ? Nous vous expliquons si le remboursement des frais de candidature en Allemagne peut être envisagé, et le cas échéant, à quel montant d'indemnités de la part de l'entreprise le postulant peut prétendre.

Il existe un contrat tacite de prise en charge des frais de candidature par l'entreprise. Suivant l'article § 670 BGB Ersatz von Aufwendungen, l'entreprise (Auftraggeber) doit prendre en charge tous les frais nécessaires occasionés par l'entretien.

Il se peut qu'une entreprise exclut ce droit au remboursement. Elle doit auparavant signifier expressément que les frais occasionnés ne seront pas pris en charge.

Une annonce diffusée dans un journal ou de la part de la Bundesagentur für Arbeit ne constitue pas un fondement pour ce droit au remboursement.

Seulement les frais qu'un candidat occasionne "raisonnablement" (angemessene Fahrtkosten) seront pris en compte. Par exemple :

• les frais d'hôtel lors d'un déplacement éloigné

• les frais de taxi s'il n'existe pas d'autres moyens de transports publics pour atteindre l'entreprise ou que la perte de temps par la prise des transports en commun est trop importante. Il faut alors se mettre d'accord avec l'entreprise avant le déroulement de l'entretien.

Une entreprise peut limiter les remboursements des frais, mais si possible par écrit. Devant un Arbeitsgericht, la charge de la preuve appartient à l'entreprise qui prétend avoir limité ou exclu certains frais. N'oubliez pas :

• Si vous avez effectué le déplacement avec les transports en commun, il vous faut transmettre les originaux des factures au service comptabilité de l'entreprise.

• Si vous avec effectué le déplacement avec votre propre véhicule, vous devez préciser le nombre de kilomètres parcourus. En général, l'entreprise rembourse à hauteur de 0,30 euros par kilomètre parcouru.

La prise en charge des frais par l'Arbeitsamt

Suivant l'article § 53 (Anordnung des Verwaltungsrates der BA) l'agence fédérale pour l'emploi peut, dans certains cas, verser une avance pour ces frais, voire les rembourser, par exemple si l'offre d'emploi a été transmise par le Jobcenter. Dans ce cas, il est conseillé de demander avant l'entretien à l'agence si les frais peuvent être pris à sa charge.

Le remboursement des frais dans la déclaration d'impôt

Toute personne qui postule pour un emploi peut déduire ses frais de candidature (Werbungskosten) de ses impôts sur le revenu, que l'entretien ait été suivi d'une embauche ou non. Au titre des frais de candidature comptent les photos, le papier, la Mappe, éventuellement les frais de restauration (Verpflegungspauschalen) et les frais de logement (Übernachtungskosten).

Le remboursement du dossier de candidature

Il s'agit du CV, de la photo, des attestations de travail ou de références. Ces frais sont pris en charge par le candidat, sauf pièces exceptionnelles et coûteuses (test psychologique, etc.).

La conservation du dossier et son renvoi

Candidature spontanée (Initiativbewerbung) : l'employeur n'est pas tenu de les renvoyer ou de les conserver si le candidat ne se manifeste pas avant un délai raisonnable.

Candidature suite à une annonce de l'employeur : l'employeur est tenu à ses propres frais de renvoyer la candidature et si celle-ci est abimée de compenser le dommage. Si la candidature conduit à une embauche, les documents seront conservés dans les actes du personnel.

Les frais d'entretien d'embauche

Si l'employeur demande au candidat de se présenter, seront seulement pris en compte les frais qu'un candidat occasionne suivant les prix habituels des transports et contre présentation d'une facture.

En revanche, l'employeur peut exclure le remboursement auparavant et explicitement, comme précisé ci-dessus.

Si le candidat demande expressément de se présenter devant un potentiel employeur ou si le candidat se présente suite à une demande de la Bundesagentur für Arbeit, le remboursement par l'employeur n'a pas à effectuer le remboursement.

Nos conseils en vidéo concernant le remboursement des frais de déplacement lors d'un entretien d'embauche en Allemagne

Ces indemnités sont déterminées par les coûts des transports habituels, c'est-à-dire pour :

• Les frais de transports (Fahrtkosten) du lieu de résidence du candidat à l'entreprise : le remboursement peut s'effectuer au kilomètre suivant l'utilisation d'une voiture, un forfait fiscal ou les coûts de transports en commun si indiqué auparavant par l'employeur

• Les frais d'avion (Flugkosten) : en règle générale, si accordés par l'employeur

• Les frais de logement (Übernachtungskosten) : si le lieu de l'entretien nécessite un hébergement

• Les frais de repas (Verpflegungskosten) : accordés suivant facture ou forfait fiscal

• Le temps consacré à l'entretien : non dédommageable, qu'il s'agisse de temps de congé ou non

Toujours avoir une trace écrite

Si la question de la prise en charge des frais n'apparaît pas sur la lettre de convocation, cela ne vous dispense pas de les rembourser. Au contraire, si un employeur n'indique pas s'il prend en charge les frais et lesquels, le candidat a légalement le droit de se faire rembourser les frais nécessaires de la candidature.

Pour que les choses soient claires des deux côtés, le recruteur doit en outre être aussi concret que possible dans la lettre de convocation, que ce soit sur la question des frais de déplacement, d'hébergement ou de restauration. Afin d'éviter les charges financières inutiles et les litiges ultérieurs, il convient d'indiquer clairement quels frais sont pris en charge par l'entreprise et lesquels ne le sont pas.

Entretien par appel vidéo ou téléphonique

Pourvoir un poste nécessite généralement plusieurs entretiens. Si les frais de déplacement se multiplient et que vous tenez compte du temps investi dans les démarches administratives, l'entretien téléphonique ou en visio s'impose, notamment pour une première prise de contact.

Même une sélection méticuleuse peut mener à des entretiens qui n'aboutissent pas. Un entretien vidéo permet de poser des questions stratégiques avant d'inviter des candidats dans l'entreprise. Le recruteur peut alors réfléchir à la procédure de candidature, évaluer les différentes possibilités et décider de la solution la plus appropriée.

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