Coordinateur Administratif (H/F/D) à plein temps, Hambourg

GFA Consulting Group est l’un des principaux cabinets de conseil en Allemagne opérant dans le cadre de la coopération internationale au développement. Notre activité principale consiste dans la prestation de services de conseils ainsi que dans la gestion de projets financés par des bailleurs de fonds internationaux.

Depuis 1982, GFA est actif dans plus de 130 pays. Notre siège social à Hambourg emploie actuellement plus de 350 personnes et près de 1400 salariés à l'étranger.

Afin de renforcer l’équipe de l’un de nos départements a Hambourg, nous sommes à la recherche d’un/e

Coordinatrice Administrative / Coordinateur Administratif (H/F) à plein temps (100%)

Les coordinateurs administratifs sont les principaux interlocuteurs du département en ce qui concerne les questions administratives, l’organisation et le contrôle qualité liés aux projets. Les missions principales sont de soutenir et d’accompagner nos consultants dans le suivi des projets en cours, ainsi que dans l’acquisition de nouveaux projets.

Vos tâches

► Accompagnement lors de l’acquisition de projets

• Coordination administrative du processus d’élaboration de nos offres (Gestion des interfaces, suivi de l’avancement des délais, etc.)
• Composition autonome des documents soumis dans le cadre d’appels d’offres en vue de nouveaux projets
• Correspondance internationale avec nos organisations partenaires et experts
• Mise en page et correction linguistique des offres en français, anglais et allemand
• Assurance qualité ainsi que coordination de l’impression et de l’envoi des offres dans leur ensemble, en respectant les exigences et échéances des bailleurs de fonds (GIZ, Union Européenne, KfW…)

► Accompagnement lors de la gestion et le suivi des projets

• Soutien administratif et organisationnel des projets et études en cours
• Interlocuteur pour nos partenaires de consortium ainsi que nos experts sous contrat pour les formalités administratives
• Prise en charge des experts, en Allemagne et à l’étranger, conjointement avec l’équipe du projet (Organisation de voyage, demandes de visas…)
• Elaboration des contrats pour nos experts en missions à court terme dans nos projets
• Harmonisation du processus administratif
• Formation du personnel des projets pour les démarches administratives
• Suivi du budget des chefs d’équipe de nos projets
• Suivi des factures, emploi du temps et des besoins d’équipement / de fournitures.
• Suivi des rapports de projet

► Office management

• Organisation de réunions et gestion d’échéances
• Préparation de voyages pour nos consultants (Réservation de billets d’avion et de chambres d’hôtel, demandes de visas, etc.)
• Gestion des bases de données relatives aux projets et actualisation de nos espaces de projets digitaux

Votre profil

• Formation linguistique, Licence LEA (Bac + 3) ou supérieur, suivie d’une ou de plusieurs année(s) d’expérience professionnelle
• Excellente maitrise du français, de l’anglais et de l’allemand (une expérience prolongée à l’étranger serait souhaitable)
• Très bonne connaissance de la suite MS Office
• Compréhension rapide et flexibilité
• Personnalité ouverte et communicative
• Capacité à prendre du recul même lors de phases de travail intensives ainsi qu’à prendre des décisions pragmatiques

La GFA vous offre un environnement de travail orienté vers l'avenir et cosmopolite, à fortes valeurs éthiques. Cette offre est un CDD de deux ans avec évolution possible en CDI. Rejoindre la GFA, c’est se voir offrir :

• Un emploi tourné vers l'avenir dans un environnement multiculturel avec un fort accent sur les valeurs et l'objectif commun de fournir les meilleures solutions possibles pour nos clients et partenaires dans un monde en développement ;
• Un poste responsable et axé sur le travail d'équipe avec des tâches diversifiées et des perspectives à long terme ;
• Le développement continu de ses compétences et une formation continue ;
• Un ensemble complet d'avantages, par exemple une politique d'entreprise axée sur la famille, des réductions pour les clubs de fitness, un programme de remboursement des transports publics, des horaires de travail flexibles ; Un concept de développement durable à l'échelle de l'entreprise ;
• Des événements pour et avec les employés.