Adjoint/e à la secrétaire générale - Remplacement congé maternité / parental, Cologne

L’Institut français de Cologne est l’une des antennes de l’Institut français d’Allemagne. Son rôle principal est de s’engager activement pour la promotion des relations franco-allemandes sur le plan culturel, linguistique et académique ainsi que de diffuser la langue et la culture française.

Sur son site de Cologne, l’Institut français de RNW recherche une adjointe / un adjoint à la secrétaire générale.

Missions

Sous l’autorité de la directrice déléguée adjointe (sur le site de Cologne) et de la secrétaire générale (sur le site de Düsseldorf), l’adjointe / adjoint à la secrétaire générale remplit principalement les missions suivantes :

• Participation au pilotage des activités budgétaires et comptables ;
• Participation à l’élaboration et au suivi du budget ;
• Suivi des tableaux de bord financiers ;
• Contrôle d’états budgétaires ;
• Suivi contractuel des fournisseurs et des clients (conventions, contrats, locations, commandes, suivi des contrats et traitement des factures mensuelles des professeurs sous contrat de prestation de service) ;
• Suivi des dépenses et des recettes (commandes, facturations…) ;
• Tenue de la régie de recettes et d’avances de l’Institut de Cologne ;
• Préparation de la liquidation des dépenses et des recettes transmis à l’agence comptable ;
• Suivi RH (contrats, gestion des congés, gestion des arrêts maladies, demande de remboursement aux organismes sociaux, tableau de liquidation des salaires), des stagiaires (conventions, gratifications) ;
• Suivi des dépenses et des recettes dans la limite du budget de l’antenne, rationalisation des achats et relations fournisseurs ;
• Encaissements dans AEC, suivi des impayés de cours et gestion des remboursements de cours et examens, en lien avec le service des cours et l'équipe des examens DELF
• Gestion du bâtiment et de son entretien, gestion et suivi des travaux en lien avec l'Université de Cologne, propriétaire des locaux
• Mise en œuvre des consignes de sécurité pour le site de Cologne.

Profil recherché

• Diplôme / niveau d’études : Bac + 3 souhaité
• Très bonnes connaissances orales et écrites de l’allemand (Niveau C1) et du français
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et idéalement connaissance des logiciels de gestion dont Arc-en-ciel (AEC) et ELAP (outil de comptabilité)
• Bonnes connaissances en gestion et comptabilité
• Compétences rédactionnelles
• Rigueur, forte capacité d’adaptation et d’organisation, sens de l’autonomie, flexibilité, réactivité et anticipation
• Bonnes qualités relationnelles et disposition au travail en équipe en contexte interculturel
• Capacité d´écoute et sens des responsabilités
• Esprit d´initiative et force de proposition

Informations générales

• Date de prise de poste : mai 2025
• Durée : CDD d'1 an / Remplacement temporaire (congé maternité-parental)
• Nombre d’heures/semaine : 38h30
• Rémunération : 2 695,74 € brut mensuel
• 30 jours de congés par an
• Prime de transport de 25€ bruts par mois (sous conditions)
• Adresse du lieu de la mission : Sachsenring 77, 50677 Köln

Il s'agit d'un contrat de droit allemand. L'affiliation à une caisse d´assurance maladie est requise.
La candidate/le candidat doit obligatoirement résider en Allemagne depuis au moins 3 mois préalablement à l'embauche.