Formules de politesse dans un e-mail professionnel en allemand

Il n'est pas toujours évident de rédiger un e-mail professionnel en allemand. Si l'on veut attirer l'attention du destinataire et se présenter sous un jour favorable, il convient de respecter quelques règles. Comment s'adresser à ses collègues et supérieurs allemands ou à des clients germanophones ? Et quelles sont les formules de politesse en Allemagne ? Voici nos conseils pour trouver le ton juste dans vos e-mails et éviter un impair.

Agnes Jarosch du Deutscher Knigge-Rat met en garde : débuter un courriel professionnel par le terme "Hallo" peut sembler très désinvolte ! La formule est donc à proscrire. En effet, ce ton décontracté risquerait de choquer certains de vos destinataires.

Pour être sûr de ne pas commettre d'impair, le mieux est d'avoir recours aux expressions du type "Sehr geehrter Herr [...]" ou "Lieber Herr [...]". Il se pourrait cependant que même ces deux expressions ne soient pas forcément les plus indiquées selon le type de correspondance :

• "Sehr geehrter" peut paraître trop formel

• "Lieber" peut paraître trop familier

Il reste alors la possibilité pour l'expéditeur de s'adresser à son interlocuteur (Anrede) par un simple "Guten Morgen" ou "Guten Tag ", qui sont des expressions passe-partout à la fois polies et cordiales.

Le problème de la formule à utiliser en début d'e-mail est plus facile à résoudre lorsqu'il s'agit d'une réponse à rédiger. En l'occurrence, il suffit de reprendre l'expression choisie auparavant par l'expéditeur.

Si le collaborateur fait parvenir un message très formel, il conviendra d'employer un ton semblable dans la réponse. Si en revanche le courrier électronique initial débute par un simple "Hallo", la réponse peut, sans inquiétude, présenter le même degré de simplicité.

Attention, ce n'est pas aussi évident pour la question du vouvoiement et du tutoiement !

N'oubliez surtout pas de remplir judicieusement la ligne d'objet (Betreffzeile). Les meilleurs objets sont :

• courts, mais pas énigmatiques

• descriptifs, mais qui éveillent en même temps la curiosité

• pressant, mais pas intrusif

• invitant, mais pas impertinent

Dans les e-mails marketing en Allemagne, l'objet détermine si un e-mail sera ouvert ou non, dans les e-mails commerciaux, il détermine notamment quand il sera ouvert et avec quel plaisir. Des lignes d'objet descriptives et bien rédigées permettent au destinataire de prendre une décision informée sur le fait qu'il souhaite obtenir plus de détails ou poursuivre ailleurs.

Il s'agit de décrire le contenu le plus précisément possible en 40 caractères et de placer des mots-clés importants. La ligne d'objet ne doit donc surtout pas être une énigme.

Voici des exemples d'objets dans un e-mail en allemand à but lucratif :

• "Aktueller Zwischenstand Projekt XY" (Situation intermédiaire actuelle du projet XY)

• "Rückfrage zu Ihrem Anruf" (Demande de précisions sur votre appel)

• "Terminabsprache Kick-off-Meeting" (Rendez-vous pour la réunion de lancement)

Conseil : n'utilisez pas de caractères spéciaux ou de mots-clés qui pourraient automatiquement envoyer le mail dans le dossier spam.

Les courriers électroniques avec une salutation directe dans la ligne d'objet seront davantage ouverts que des e-mails impersonnels. Mais cela est surtout pertinent pour le marketing et les e-mails de masse.

Dans les messages professionnels, de personne à personne, vous devriez vous adresser personnellement au destinataire au début du texte, ne serait-ce que par politesse et par estime.

Exemples de formules de politesse en Allemagne pour commencer un e-mail

Attention : vérifiez l'orthographe du nom, sur la page officielle ou le site de l'entreprise par exemple. Il n'y a pas d'excuses pour les prénoms ou noms mal orthographiés !

La formule de salutation à la fin est indispensable, sauf pour les "e-mails ping-pong").

Exemples de formules de politesse en Allemagne pour terminer un e-mail

Les fautes ne se glissent pas seulement au niveau de l'orthographe et de la grammaire. À la fin de chaque mail, il convient alors de faire une dernière correction. Une bonne relecture, c'est une habitude à prendre.

Exemple : le vendredi, vous rédigez consciencieusement un courriel important et le terminez par la formule "Viele Grüße und ein schönes Wochenende" (Meilleures salutations et bon week-end). Mais vous voulez encore vérifier quelque chose avant d'envoyer le mail, vous le laissez donc dans vos brouillons et ne l'envoyez que le lundi suivant... Votre message de fin de semaine pourrait alors provoquer l'hilarité le lundi. Il faut donc faire attention à ce genre de détails.

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