Team Assistant Business Operations und Finance, Zürich

Durch das Verbinden der realen mit der digitalen Welt, helfen wir Digitalisierung und Nachhaltigkeit zu beschleunigen: Damit unsere Kunden auf der ganzen Welt wettbewerbsfähiger, widerstandsfähiger und nachhaltiger werden können.

Ihr neues Aufgabenfeld

• Anlaufstelle für die Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern sowie Ansprechperson für den Empfang und das Call-Center
• Koordination des Kalenders und der Korrespondenz des Managements (bspw. Planen und Organisieren von Terminen und Reisen)
• Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen (bspw. Kundenanlässe, Besprechungen, Konferenzen, Workshops)
• Koordination der Unterschriftenläufe sowie Sicherstellen der Einhaltung aller Freigabeprozesse vor Unterschriftsvorlage bei der Geschäftsleitung
• Unterstützung des Teams bei diversen administrativen Tätigkeiten (bspw. Buchung und Abrechnung von Reisen gemäss internen Richtlinien, Prüfung eingegangener Rechnungen, Abwicklung von Bestellungen)
• Organisation und Verteilung des Posteinund ausgangs, von Kuriersendungen und Paketanlieferungen
• Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation (bspw. Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes der Büround Meetingräumlichkeiten, Bestellung von Büromaterial, Beauftragung von Reparaturarbeiten)

Ihre Talente und Erfahrungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung im Umgang mit internen und externen Kontakten verschiedener Hierarchiestufen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insb. PowerPoint und Excel), SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Speditive Arbeitsweise, Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
• Teamplayer/in mit einer selbständigen Arbeitsweise, einem hohen Qualitätsbewusstsein, hoher Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen
• Kundenorientierte Persönlichkeit mit gepflegtem Auftreten und guten Umgangsformen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch wünschenswert