Secrétaire culturel (H/F/D), Düsseldorf

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Au sein d´une équipe de 14 personnes, le/la secrétaire culturel(le) est chargé(e) de l’accueil et de la réponse téléphonique au public de l’Institut français de Düsseldorf. Il/elle met également en place la communication culturelle de l’Institut.

Missions

Accueil du public

• Accueillir, orienter et renseigner le public de l’Institut
• Réponse ou réattribution des messages reçus dans la boîte mail de l’Institut
• Gestion du flux d’appels téléphoniques

Gestion du secrétariat bilingue

• Participation à la mise en place de la communication culturelle de l’antenne :

  • virtuelle (newsletters, actualisation du site, mailing list…)   - conception et réalisation de documents papier (flyers, affiches)

• Traduction vers l’allemand de textes préparés par les secteurs d’activité de l’Institut (Culture, Coopération linguistique, Cours de français, Examens, Médiathèque)

• Relecture et correction de textes préparés en allemand par les différents secteurs avant leur mise en ligne

• Saisie des données dans les logiciels de l’Institut, collecte de données pour les enquêtes

• Manifestations culturelles : inscriptions aux manifestations, aide à l’organisation logistique

Participation au fonctionnement de la médiathèque

• Inscription, conseil et assistance aux usagers de la médiathèque
• Gestion et enregistrement des prêts et des restitutions
• Gestion de la caisse et de la comptabilité de la médiathèque

Profil recherché

Qualités personnelles
 

• Sens de l’accueil et aisance relationnelle
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Esprit d’équipe et de coordination
• Bonne rédaction
• Polyvalence
• Disponibilité

• Intérêt envers les secteurs d’activité de l’Institut (Culture, Coopération linguistique, Cours de français, Examens, Médiathèque)
   
  Compétences

• Connaissance des outils informatiques Word, Excel, Canva et Indesign

• Parfaite maîtrise de l’allemand (niveau C2) et bonne connaissance du français (niveau C1)

• Bonne connaissance du fonctionnement des réseaux sociaux souhaitable