Gestion et développement administratif (H/F), Eupen

Dental Center est une clinique spécialisée en orthodontie avec un workflow numérique à la pointe de la technologie, des collaborateurs engagés et un rayonnement suprarégional, notamment dans le domaine des traitements invisibles.

Description du poste

Soutien administratif de la direction:

• Etablissement d’un manuel détaillé des procédures normales d’exploitation
• Evaluation des dépenses.
• Séquençage des commandes et des factures entrantes, contrôle et préparation pour l'approbation des paiements.
• Facturation de sortie et optimalisation de la gestion des impayés.
• Consolidation des recettes
• Préparation des documents à la comptabilité et à la gestion des biens y compris l’encodage.
• Rapprochement des virements bancaires en provenance des patients, mutuelles ou assurances.
• Facturation de biens et services internes au groupe.
• Créer et entretenir diverses classifications de documents et d'archivage.
• Collecte et entrée de données.
• Gestion des stocks et des fournitures de bureau et d’orthodontie.
• Statistiques et mise à jour des KPI.
• Suivi administratif des plans d'action.
• Préparation à la certification ISO.

Questions relatives au personnel:

• Entrevues et processus d’embauche, encadrement et mentorat.
• Coordination des équipes.
• Stimulation de la créativité.
• Discipline
• Préparer les horaires
• Gérer la messagerie vocale en fonction des horaires.
• Administration des paiements de salaires avec le secrétariat social.
• Supervision et mise à jour des contrats d’emploi et des documents relatifs au personnel.
• Création et suivi des plans de formation.
• Programmation des réunions d’équipe et préparation des briefings.
• Organisation des échanges avec les partenaires de compétence en relations humaines.
• Suivi de la législation du travail.

En plus:

• Vous gérez de manière autonome les tâches habituelles du secrétariat de direction. * Vous vous occupez des appels entrants destinés à la direction.
• Vous traitez quotidiennement le courrier adressé à la direction.
• Vous effectuez le travail de bureau nécessaire dans les délais impartis.
• Vous recevez les visiteurs de la direction.
• Vous optimisez et rationalisez le logiciel de gestion du cabinet, vous organiserez la formation continue qui y est associée pour tous les membres du personnel et vous assurerez les mises à jour reçues annuellement.
• Vous gérez les données administratives dans le système informatique.
• Vous assurez la coordination, le contrôle et l'acceptation des services informatiques et des activités de « Facility Management ».
• Vous assurez le suivi des relations avec les fournisseurs, banques, experts comptables et organismes sociaux.
• Vous supervisez les besoins en dotation dans les différents domaines d’activité.

Agencement du cabinet:

• Vérification du bon agencement général à effectuer par les assistantes cliniques.
• Inspection de la qualité du ménage et de la propreté à assurer par les autres membres du personnel des différentes pièces ou meubles en contact avec les patients.
• S’assurer de la sauvegarde quotidienne du serveur et remise chaque soir au praticien du disque de sauvegarde.

Démarche qualité:

• Vous mettez en place les différentes procédures qualité, y compris la rédaction des protocoles.
• Vous maintenez à jour le manuel du cabinet.
• Vous coordonnez et vérifiez la mise à jour des fichiers de données patients.
• Vous faites des séquences vidéos ou photos de toutes les procédures administratives.
• Vous mettez en place les scripts pour la gestion des conflits avec les patients.
• Vous optimisez la traçabilité.
• Vous assurez l’affichage obligatoire dans le cabinet.
• Vous rationalisez les fournitures de bureau et d’orthodontie.
• Vous organiser la coordination et les échanges avec les partenaires de compétence en gestion de cabinets d’orthodontie.

Ensemble avec l’assistant(e) de direction en charge de la coordination des soins, de la communication interne et externe:

• Vous organisez le rythme d’activité du cabinet sous le contrôle de la direction (siège principal 3 fauteuils, succursale 2 fauteuils).
• Vous gérez et optimiserez les agendas et la planification opérationnelle .
• Vous préservez l’efficacité du cabinet en supervisant le calendrier quotidien des patients.
• Vous préparez les comptes-rendus des praticiens.
• Vous rassemblez les informations et les documents nécessaires à la constitution de dossiers.
• Vous vous occupez de la télétransmission des attestations de soins via MyCareNet.
• Vous écrivez des circulaires, des bulletins d'information, des notes et des communiqués de presse en relation avec votre fonction.
• Vous mettez à jour notre site internet en relation avec votre charte de travail, vous traduisez des documents.
• Vous vous occupez de la planification et de la participation aux réunions, expositions, foires, séminaires ...
• Vous organisez des réunions, des rendez-vous à l'extérieur et des voyages d'affaires de la direction.

Profil

• Vous êtes polyvalente et en mesure de prendre en charge une multitude de tâches.
• Vous avez un diplôme d’école supérieure dans le domaine de l'assistance à la direction.
• Vous avez suivi une formation en gestion (PME/PMI).
• Une expérience professionnelle en RH et recrutement est un atout.
• Vous avez de solides compétences organisationnelles et une bonne gestion du temps.
• Vous connaissez les techniques standard du secrétariat par formation et expérience.
• Vous avez les connaissances indispensables au bon fonctionnement d’une entité de prestations de services : économie générale, économie d’entreprise, droit, organisation.
• Vous avez des compétences complémentaires en gestion, comptabilité et fiscalité.
• Il est facile pour vous de communiquer avec tout le personnel.
• Vous faites preuve de la discrétion nécessaire dans le traitement des informations confidentielles, et de respect des instructions.
• Vous pouvez travailler de manière autonome, indépendante, structurée et ciblée.
• Vous êtes disponible et dévoué(e), résistant(e), adaptatif(ve) et motivé(e).
• Vous avez de la force de persuasion et un esprit d'équipe avéré.
• Vous êtes remarquablement rapide et précis(e) dans l'anticipation et l'exécution des tâches nécessaires.
• Vous êtes digne de confiance, loyal(e) et respectueux(se) dans vos rapports avec les codes de conduite déontologiques.
• Vous appliquez à la lettre les procédures d’usage et les protocoles administratifs.
• Vous prenez soin de votre présentation extérieure.
• Vous devenez l'un(e)(e) des interlocuteurs (trices) privilégié(e)s du monde extérieur et incarnez ainsi l'identité de l'entreprise.
• Par conséquent, l’allemand sera de préférence votre langue maternelle et idéalement vous maîtrisez trois autres langues (français, néerlandais et anglais), de même que l'utilisation courante des divers programmes informatiques et l’usage des réseaux sociaux.
• Vous avez donc de bonnes compétences en informatique et êtes prêt à améliorer vos connaissances par de la formation continue.
• Programmes: Windows, Word, MS Office, Open Office, Photoshop, Excel, Access, Power Point ...
• L'utilisation d'appareils numériques: PC, serveurs, réseaux, VPN, scanners, Smart Board, tableaux interactifs, whiteboards, des projecteurs DLP avec tapis multi-touches, ...
• L'attitude de « nerd » informatique et ouvert(e) à s’approprier de nouveaux usages basés sur le numérique.

Nous offrons

• un accompagnement pédagogique rationalisé et contrôlé avec l’ensemble des acteurs du cabinet. Une formation spécifique vous permettant de vous familiariser à l’orthodontie moderne.
• un domaine d'activité diversifié provenant d’une zone de chalandise régionale et internationale.
• des perspectives d'avenir intéressantes dans un cabinet spécialisé hautement numérisé.
• une rémunération attrayante.
• un emploi stable dans un poste de travail sûr avec des possibilités de perfectionnement par formation continue.
• la possibilité de grandir dans une entreprise familiale.