Generalsekretär und Leiter der Kursabteilung (m/w/d), Bremen

Das Institut français Deutschland (IFA) ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates und an die Französische Botschaft in Berlin angegliedert. Seit über 50 Jahren ist es auf Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.

Das Institut français sucht einen Generalsekretär und Leiter der Kursabteilung (m/w/d).

Unter der Verantwortung des Leiters des IFA und der Leiterin des Standortes Bremen arbeitet der/die Generalsekretär/in und Leiter/in der Kursabteilung eng mit den zentralen Dienststellen des Institut français Deutschland in Berlin – Generalsekretariat, Rechnungsstelle und zentraler Sprachkursabteilung – zusammen.

Aufgaben

Der/die Generalsekretär/in und Leiter/in der Kursabteilung wird vielseitig in drei Tätigkeitsfeldern arbeiten:

• Verwaltung der Haushaltsmittel und administrative Leitung des Standortes Bremen
• Personalmanagement des Standortes
• Koordinierung der Sprachkurse und Mitwirkung bei der Verwaltung der Prüfungen.

1. Unter der Aufsicht des Generalsekretärs des IFA in Berlin gewährleistet der/die Generalsekretär/in die Ausgewogenheit und Verwaltung des Haushalts des Standortes sowie dessen Buchführung und reibungslosen Betrieb auf logistischer, materialwirtschaftlicher und administrativer Ebene.

• Vorbereitung des Haushaltsplans und Aufstellung der Nachtragshaushalte des Standortes, Implementierung von Instrumenten zur Verwaltungsoptimierung, Prüfung der Haushaltskonten und Kontrolle der Haushaltsübersichten
• Bereitstellung der nach Tätigkeitsfeld aufgeteilten Mittel des Standortes (Generalsekretariat, Französischkurse und Sprachzertifizierung, Kulturprogramm, Mediathek), Ausgaben- und Einnahmenkontrolle, Kontrolle und Abwicklung von Rechnungen
• Personalmanagement zur Unterstützung der Leitung des Standortes und in Verbindung mit dem Generalsekretariat des IFA: Mitarbeiterkoordinierung und betreuung, Beteiligung an Einstellungs und Evaluierungsverfahren, Überwachung und Anwendung des örtlichen Arbeitsrechts, Verwaltung der Dienstpläne sowie Urlaubs und Abwesenheitsverwaltung, Bearbeitung von Erstattungsanträgen, Meldungen an die deutschen Sozialversicherungsträger
• Teamleitung: Leitung von Sitzungen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, Betreuung von Praktikant:innen, Koordinierung
• Logistik, Material und Immobilienmanagement: Beschaffungsmanagement des Standortes und Überwachung der Versorgungsverträge (Versorgungsleistungen, allgemeine Betriebsmittel), Verhandlung mit den verschiedenen Partnern (Lieferanten, Dienstleister), Überwachung von baulichen Maßnahmen
• Umsetzung des Sicherheitskonzepts, Risikomanagement – insbesondere im Bereich Gesundheit – und Steuerung von Personenströmen, Schulung der Mitarbeiter:innen
• Administrative Leitung: Koordinierung der Mittel und Ressourcen in Abstimmung mit dem Generalsekretariat des IFA, Unterstützung bei der Ausarbeitung von Dienstleistungsvereinbarungen und eigenständige Ausarbeitung von Verträgen mit externen Dienstleistern, Beziehungen zu den Lieferanten, Rationalisierung der Beschaffung. Finanzielle Überwachung der Zusammenarbeit mit den Bremer Hochschulen.

2. Er/sie leitet auch die Kursabteilung am Standort. Er/sie leitet und koordiniert die Aktivitäten im Bereich Sprachkurse sowie das vielfältige Angebot des Standortes für Bremen und Niedersachsen und kann sich dabei auf ein Team stützen, das für die Verwaltung der Sprachkurse und die Betreuung der Besucher:innen zuständig ist.

• Planung, Gestaltung und Organisation der Sprachkurse
• Verwaltung des Kursangebots und der externen Partnerschaften (Hochschulen und Unternehmen)
• Administrative Verwaltung und Monitoring des Haushalts für die Hochschulkooperation sowie Personalmanagement für die Lehrkräfte der Hochschulkurse
• Kundenbetreuung und -beratung
• Bedarfsanalyse, Gestaltung und Festlegung der entsprechenden Angebote
• Erreichung der festgelegten Ziele hinsichtlich der Kurserlöse und Erschließung neuer Märkte zum Ausbau des Kursangebots für Unternehmen
• Betreuung des Pädagog:innenteams und gemeinsame Planung des jährlichen Kurskalenders; Einstellung von freien Mitarbeitenden, Teamleitung
• Sicherstellung der Qualität der Kommunikation und des Empfangs der Besucher:innen
• Koordinierung der Sprachkurse in Zusammenarbeit mit der zentralen Sprachkursabteilung des IFA
• Koordinierung der Sprachprüfungen (TCF, DELF, TP, DAEFLE)
• regelmäßige Überprüfung der Leistungsindikatoren bezüglich des Kursangebots
• Repräsentation des Institut français gegenüber den Kunden.

Der/die Generalsekretär/in des Standortes stellt sicher, dass die Strategie für Qualitätsmanagement am Standort umgesetzt wird. Zu seinen/ihren Aufgaben zählt außerdem, die Tätigkeit der Dienststellen des Standortes im Hinblick auf dessen Prioritäten zentral zu koordinieren, insbesondere was Haushalt und Finanzen betrifft.

3. Er/Sie verwaltet die Zahl und Kassierstelle des Standortes, nimmt einen täglichen Abgleich zwischen den Kontoauszügen und dem Buchhaltungskonto vor und übermittelt monatlich den **Buchhaltungsstand an die Rechnungsstelle des IFA.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Verwaltung, Personalwesen, Management oder Ähnlichem
• Erfahrung im Bereich Verwaltung und Buchführung von Vorteil
• Ausgesprochene Führungskompetenzen
• Kenntnis des Fachbereichs FLE
• Ausgezeichnete Französisch- und Deutschkenntnisse (mindestens Niveau C1)
• Kenntnisse der Verwaltungs und Haushaltsverfahren und des öffentlichen Rechnungswesens
• Organisations und Antizipationsvermögen, Sorgfalt, Vielseitigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und gutes Koordinierungsvermögen
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• Sicherer Umgang mit den IT-Anwendungen Excel und Word