Chargé Administratif et Financier (H/F/D), Luxembourg

ECPAT Luxembourg (ecpat.lu) est une association sans but lucratif agréée par le Ministère des Affaires Étrangères et Européennes comme organisation non gouvernementale (ONG) de développement. Elle a pour vocation de lutter contre l’exploitation sexuelle des enfants, c'est-à-dire toutes les formes de prostitution, représentations d’abus sexuels et traite d’enfants à des fins sexuelles.

Principles responsabilités

Gestion Financière:

• Assurer une responsabilité et une transparence financières de haut niveau.
• Participer à l’élaboration et au suivi du budget d’ECPAT Luxembourg et de ses projets.
• Tenir à jour les tableaux de bord existants.
• Assurer le bon déroulement des audits internes et externes.
• Élaborer des rapports financiers d’exécution à destination des bailleurs publics et privés en collaboration avec les bureaux de coordination.
• Contrôler et vérifier les rapports financiers, la conformité des pièces justificatives et des factures des projets gérés directement depuis le siège.
• Suivre et contrôler les engagements financiers d’ECPAT Luxembourg et du(des) partenaire(s) associé(s) (conventions de partenariat, contrat ou accords de financement, etc.).
• Présenter à chaque réunion du Conseil d’Administration, un suivi budgétaire tenant compte de l’ensemble des dépenses liées aux projets et à l’organisation et faire des recommandations à l'organisation sur les dépenses budgétaires.

Gestion Administrative:

• Veiller et analyser les appels à projets, publics et privés, en étroite collaboration avec le/la Directeur·rice ;
• Participer à la capitalisation des expériences/connaissances de la relation avec les bailleurs institutionnels ;
• S'assurer que le bureau respecte ses obligations légales et fiscales et définir le meilleur cadre juridique et administratif pour soutenir le développement de ses activités.
• Participer à l’organisation des conseils d’administration, des assemblées générales dans le respect des obligations légales.
• Assurer le suivi administratif au quotidien des ressources humaines : congés, arrêts maladie, etc.
• Gérer l’archivage des documents administratifs.
• Effectuer toutes les démarches liées à la fin de contrat.
• Assurer les formalités administratives liées à l’intégration de nouveaux employés et organiser leur accueil (organisation des briefings, envoi et explication des procédures, suivi des formations et périodes d’essai...).

Comptabilité:

• Gérer et tenir à jour les documents financiers et comptables en conformité avec les procédures d'audit et d'archivage.
• Assurer le suivi des dépenses et des factures.
• Garantir la fiabilité des comptes par un contrôle de la comptabilisation des dépenses.
• Effectuer les rapprochements comptables.
• Gérer et consolider les journaux caisses et bancaires.
• Travailler avec l’expert-comptable d’ECPAT Luxembourg pour l’établissement des comptes annuels.

Appui à la gestion administrative et financier des projets:

• Participer à l’élaboration des conventions de partenariat.
• Participer à l’élaboration des cahiers de charges relatifs aux divers consultances accordées dans la mise en œuvre des projets.
• Vérifier le suivi des dépenses des projets et des bureaux de coordination et valider les demandes de versements de financement.
• Soutenir l’équipe dans la conception et élaboration des projets sur les aspects budgets, suivi financier et administratif.
• Assurer le bon déroulement des audits des projets et des bureaux de coordination, participer à l’élaboration des termes de référence et sélection des auditeurs.

Transparence et collecte de fonds:

• Veiller à ce qu’ECPAT Luxembourg soit redevable, notamment devant les donateurs, grâce à la transparence et à l’uniformité dans tous les processus et procédures, favorisant la crédibilité et la qualité.
• Assurer les tâches liées à la gestion des dons (encodage, remerciements, etc...).
• Gérer et développer les activités de collecte de fonds au Luxembourg.
• D’autres tâches nécessaires au bon accomplissement du poste peuvent s’ajouter.

Profil

Le/la Chargé Administratif et Financier sera profondément attaché aux objectifs et aux valeurs d’ECPAT Luxembourg. Tous les candidat·es doivent disposer de ces formations et compétences :

• Partager et soutenir la vision et les valeurs d’ECPAT Luxembourg ;
• Adhérer aux engagements de protection de l’enfance et adopter un comportement exemplaire. La probité du/de la candidat·e sera vérifiée ;
• Niveau universitaire de Master dans un domaine pertinent à la gestion administrative et financière. Un niveau universitaire inférieur peut être comblé par de l’expérience professionnelle ;
• Expérience significative dans un poste similaire d’un minimum de 5 ans ;
• Capacité à produire des documents de haute qualité ;
• Résistance au stress et capacité à gérer les frustrations ;
• Excellentes aptitudes à établir des priorités pour gérer une variété de tâches simultanément ;
• Aptitudes à travailler en équipe ;
• Une attitude proactive et une grande flexibilité volonté de travailler selon des horaires irréguliers, y compris le week-end, et de voyager occasionnellement dans d'autres bureaux et projets d’ECPAT Luxembourg ;
• La connaissance et compréhension du contexte luxembourgeois est un atout ;
• La connaissance et la compréhension approfondies des questions internationales et de la solidarité internationale ainsi que de la protection de l’enfant est un atout ;
• Maîtrise du français et de l'anglais écrits et parlés, une autre langue est un atout.

STATUT:

• Temps plein, contrat à durée indéterminée, basé au Luxembourg ;
• Date de début : Dès que possible.