Buchhalter Fachbereich Einkauf in der Generalverwaltung der Französischen Botschaft, Berlin

Buchhalter*in, Fachbereich Einkauf, in der Generalverwaltung der Französischen Botschaft in Vollzeit. Gewünschter Dienstbeginn: so bald wie möglich

AUFGABEN UND ZUSTÄNDIGKEITEN

Das SGA ist die Hauptverwaltung der Botschaft und ist zuständig für die Budget- und Finanzverwaltung von Haushaltsmitteln, Personal und Gebäuden französischer Einrichtungen in Deutschland. Der/die neue Mitarbeiter/in wird im Team der Hauptverwaltung tätig sein, das zurzeit 17 Mitarbeiter/innen zählt.

Die wichtigsten Aufgaben eines/r Buchhalters/in, Fachbereich Einkauf, sind:

Verwaltung der Haushaltsmittel aus den Programmen des Ministeriums für Europa und auswärtige Angelegenheiten (MEAE):

• Entgegennahme, Bearbeitung und Anweisung zur Zahlung von Rechnungen (sowohl von gemeinschaftlichen Kosten der Botschaft als auch von unter verschiedenen Abteilungen aufgeteilten Kosten) sowie Rechnungsverfolgung, Kontakt zu den Versorgungsträgern, Anträge auf Erstattung der Umsatzsteuer, Übersetzung der Anträge und der erforderlichen Unterlagen
• Überprüfung der gemeinschaftlichen Kosten, Zahlungsaufforderungen, Kontakte zu den anderen Abteilungen
• Beteiligung an der Aufstellung und der Überprüfung des jährlichen Haushaltsplans
• Entgegennahme, Bearbeitung und Anweisung zur Zahlung von Rechnungen, die für die Bewirtschaftung von Immobilien des MEAE anfallen, sowie deren Rechnungsverfolgung
• Verwaltung der Einnahmen des MEAE und aller Ministerien
• Überprüfung der Mietnebenkosten und der Kosten der Eigentümergemeinschaft, Überprüfung der Vereinbarungen mit der Abteilung für immaterielles Erbe des Staates (APIE)
• Zahlungsverfolgung bei Besuchen auf Ministerebene

technisch-kaufmännische Überprüfung der Verträge und Preisverhandlungen mit den Anbietern:

• der Mobil- und Festnetztelefone der Botschaft und der Konsulate
• des Bestandes an Kopierern (in Botschaft und Konsulaten)
• von Strom und Gas
• Verwaltung von Versicherungen (Fahrzeuge, Veranstaltungen, Kunstwerke) und von Vereinbarungen über eine vorübergehende Nutzung
• Erstellung spezifischer Dashboards: Budgets, gemeinschaftliche Kosten
• IT-Unterstützung bei mehreren Anwendungen
• Übernahme aller Aufgaben des Arbeitspartners während dessen Abwesenheit

ERFORDERLICHE KENNTNISSE UND FÄHIGKEITEN

• solide Kenntnisse im Umgang mit den Office-Anwendungen (u. a. sicheres Beherrschen von Excel);
• Kenntnisse in öffentlichem Rechnungswesen und Verwaltung
• sehr gute Kenntnisse (in Wort und Schrift) der französischen und der deutschen Sprache
• Verhandlungsgeschick

PERSÖNLICHKEITSBEZOGENE FÄHIGKEITEN

• Teamgeist
• Anpassungsfähigkeit
• Sorgfalt, Verschwiegenheit
• soziale Kompetenz
• Eigeninitiative
• Antizipationsvermögen und die Fähigkeit, Prozesse über einen mittel-/langfristigen Zeitraum zu verfolgen
• Reaktionsvermögen (Fähigkeit unter Zeitdruck zu arbeiten)

Arbeitsbedingungen

Der Arbeitsplatz ist die Französische Botschaft, Pariser Platz 5, 10117 Berlin.

Es handelt sich um einen Vertrag nach deutschem Recht. Die Mitgliedschaft in einer deutschen Krankenkasse ist erforderlich.

Der angebotene Vertrag ist auf ein Jahr befristet, um ein weiteres Jahr verlängerbar und kann anschließend in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt werden. Die Probezeit beträgt 3 Monate.

Der/die Bewerber/in muss vor der Einstellung (mindestens drei Monate) in Deutschland wohnhaft sein.

Das monatliche Bruttogehalt beträgt 2827 € ( zweitausendachthundertsiebenundzwanzig Euros)

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 38,5 Std. (Mittagspause ausgenommen).