Assistant(e) De Direction (H/F), Gaillard

Bayer est un groupe international dont les cœurs de métier se situent dans les secteurs de la santé et de l'agriculture. A la confluence de la chimie et de la biologie, Bayer contribue à améliorer la qualité de vie en proposant des produits et services en santé humaine et végétale.

Chez Bayer nous sommes chaque jour motivés par les grands défis de notre époque. Notre ambition est de contribuer à un monde où la santé pour tous, la faim pour personne ne soient plus un rêve mais une possibilité, en protégeant chacun au quotidien. Dynamisme, curiosité et engagement guident nos actions. Nous pensons que nous pouvons apprendre de tous ceux qui nous entourent, en élargissant nos points de vue, en développant nos compétences, en faisant évoluer le statu quo. Il y a tellement de raisons de nous rejoindre.

Vous avez envie d’une carrière riche de sens et qui offre des opportunités variées ? Vous souhaitez rejoindre des équipes expertes et diverses qui permettent le changement ? Le choix est simple !

Vos missions

Assurer l'interface entre les personnes de sa Direction, celles des autres Directions et les interlocuteurs extérieurs, ainsi que le traitement des contacts de sa Direction :

• traiter les appels téléphoniques (filtrer, analyser la demande) et les mails.
• accueillir et renseigner les interlocuteurs externes et internes
• être le relais des informations descendantes et ascendantes
• faire preuve d’initiative & d’action en l'absence du Directeur
• analyser les demandes des interlocuteurs et les orienter vers la personne adéquate
• sélectionner et transmettre l'information dans le service ou le département
• organiser des manifestations importantes (visites, colloques, journées portes ouvertes)

Assurer l’organisation et la planification des activités de la Direction :

• identifier des priorités - mettre à jour et gérer les plannings de réunions internes & externes
• préparer les réunions (ordre du jour, préparation de dossiers)
• gérer et organiser les formations, les déplacements, les colloques et les repas d’affaires ;
• traiter le courrier de l’équipe par une première analyse et une diffusion ciblée.
• préparer et mettre à jour un planning ou un agenda (hiérarchique).
• organiser / planifier des réunions internes et externes, des journées, des séminaires, des formations, des colloques, des repas d’affaire et de tourisme d’affaires.
• coordonner des interventions, planifier des rencontres, durant une manifestation, une visite, une réunion - faire des reportings d’activités et d’évènements
• gérer une ou des salles de réunions (matériel vidéo / informatique / support de communication)

Assurer l’élaboration, la gestion (collecte d’informations, rédaction de comptes rendus, notes, élaboration de tableaux, graphiques) et la mise en forme (saisie, frappe, mise en page, diffusion) des informations techniques et / ou de gestion relative à l'activité de la Direction, dans le respect des règles de confidentialité et de la charte graphique.

• proposer un ordre du jour de réunion, préparer les dossiers, assurer le suivi des dossiers ou des décisions prises en réunion.
• rédiger des textes, des comptes rendus de réunions, des documents de synthèse, des documents de communication.
• réaliser des documents divers sur Micro, mettre à jour des fichiers, bases de données.
• réaliser des traductions de textes, de courriers et de documents techniques.
• concevoir / constituer des outils de gestion : fichiers, dossiers, formats, supports de communication, ...
• rédiger et mettre à jour une présentation du Département / Service / Société

Assurer la centralisation et le traitement des données administratives de la Direction (par exemple : pointage, abonnements, stocks, organigrammes)

• concevoir des documents et / ou des procédures de gestion administrative de la Direction actualiser / gérer l'actualisation des bases de données, fichiers spécifiques et des documentations de son service.

• Assurer le classement et l'archivage

Votre profil

Bac + 2, type BTS Assistant Manager, avec un minimum de 2 ans d'expérience, vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Powerpoint, SAP, …

• Sens de l’initiative et réactivité
• Sens client et intérêt pour le business
• Sens du contact, esprit d’équipe, sens de la diplomatie
• Gestion des priorités
• Confidentialité et discrétion
• Autonomie, rigueur, précision, méthode et organisation
• Bonne esprit d’équipe
• Flexibilité
• Anglais courant