Assistant/e de direction (H/F/D), Roissy

Premier groupe automobile d'importation en France, « VGF » anime et coordonne dans l'Hexagone l'activité de cinq marques du premier groupe automobile européen : Volkswagen, Škoda, Audi, Seat, et Volkswagen Véhicules Utilitaires. « VGF » est un relais essentiel entre les usines de production et les réseaux qui assurent la vente et le service au client final. Face aux nouveaux défis de la distribution automobile, « VGF » affirme avec résolution sa raison d'être : accroître, développer et pérenniser l'activité de ses cinq marques .

Mission

La Direction Volkswagen Utilitaires recherche Un.e Assistante de Direction.

Vos missions consistent à :

• Assurer une activité transverse d’Assistante au sein de la Direction Volkswagen Utilitaires et vis-à-vis des autres Direction/Département/Services de la Direction.
• Organiser et gérer les réunions / comité mensuels impliquant le Directeur : gestion de la logistique, intendance, rédaction et diffusion des comptes-rendus.
• Organiser les tournées Réseau : prise de rendez-vous avec les Distributeurs / Chefs de District Vente et coordination des agendas Directeur / Directeur des Ventes / Conseiller Vente,
• Suivre les réclamations clients reçues à la Direction VW VU
• Gérer la flotte Marketing dans le respect des Directives Groupe
• Gérer les relations avec la maison mère : organisation des différentes visites et réponses écrites ou orales en anglais.
• Pilotage des personnels administratifs de la Direction (CDD, apprentis, stagiaires)
• Gérer l’agenda du Directeur
• Assurer le classement de l’information générale des dossiers, des projets, des rapports, des courriers, leur accessibilité et leur confidentialité
• Gérer le standard téléphonique : prendre les appels et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
• Traiter, sélectionner et diffuser l’information papier et électronique auprès des différentes équipes de la Direction, siège et terrain
• Gérer en dépannage la billetterie pour l’ensemble de la Direction avec l’outil XERA
• Gérer la logistique des déplacements du Directeur et des personnes l’accompagnant, dans le respect de la directive en vigueur
• Faire les commandes de fournitures selon les besoins, dans le respect budgétaire
• Veiller à l’accueil, l’installation bureautique et informatique de tout nouvel entrant dans la Direction
• Gérer les habilitations pour Extranet et le disque partagé de la Direction
• Assurer la fonction de « Correspondant Qualité » au sein de la Direction

Profil

Vous avez le profil si :

• Vous disposez d’une première expérience sur un poste d’assistante de direction ou assistante commerciale
• Vous avez un niveau d’anglais professionnel
• Vous êtes reconnu.e pour votre discrétion, votre fiabilité, votre adaptabilité, votre réactivité et votre capacité à solutionner les problèmes
• Doté.e d’un excellent relationnel, vous avez à coeur de satisfaire vos interlocuteurs et contribuez à créer une ambiance de travail agréable
• Vous maîtrisez parfaitement le Pack-Office et avez une bonne maitrise de l’outil KRSM