Administrativer Koordinator (m/w/d) / Assistent (m/w/d) für unsere Fachabteilung, Hamburg

Wir machen die Welt ein bisschen besser...

als ein führendes europäisches Beratungsunternehmen in der internationalen Zusammenarbeit.

Seit 1982 haben wir zahlreiche Projekte und Studien in über 130 Ländern zu Themen von globaler Bedeutung durchgeführt. Wir setzen uns dafür ein, das Leben der Menschen weltweit zu verbessern, indem wir staatliche und nichtstaatliche Akteure beraten.

Sowohl in unseren internationalen Projekten als auch an unserem Hauptsitz in Hamburg tragen wir zur Erreichung der globalen Ziele für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs) bei.

Wir suchen ab sofort eine/n

Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für unsere Fachabteilung in Vollzeit

Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind die zentraler Ansprechpartner der Fachabteilung für Administration, Organisation und Qualitätskontrolle von Projekten. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Betreuung laufender Projekte in der Entwicklungszusammenarbeit in Afrika sowie bei der Akquise neuer Projekte.

Ihre Aufgaben

Unterstützung bei der Projektakquise

• Koordination des administrativen Angebotsprozesses (Schnittstellen-Management, Überwachung des Ergebnisfortschritts und der Deadlines, etc.)
• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Unterlagen für das Angebot
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
• Layoutprüfung/Formatieren und sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (GIZ, EU, KFW, …) und Abgabefristen

Unterstützung bei der Projektbetreuung

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Kurzzeitexperten für administrative Angelegenheiten
• Betreuung der Expert/en/innen im In- und Ausland gemeinsam mit dem Projektteam, insbesondere Reiseorganisation und logistische Unterstützung
• Vertragserstellung für Kurzzeiteinsätze von Experten sowie die Klärung vertragsrelevanter Rückfragen
• Koordination und administrative Verwaltung der Arbeitsverträge der Expert/en/innen in den Projekten
• Harmonisierung von administrativen Prozessen
• Einarbeitung von Projektmitarbeitern/innen in die administrativen Prozesse
• Monitoring des Teamleiters(TL)-Budgets und des Abflusses der Expertentage
• Unterstützung bei der Vorbereitung der Schätzung des Mittelabflusses
• Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
• Monitoring der Berichterstattung

Büromanagement

• Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
• Sprachliche Prüfung und Übersetzung von Texten in den relevanten Sprachen (Deutsch, Französisch, Englisch)

Fachliche/persönliche Anforderungen

• Abgeschlossenes Bachelorstudium mit sprachlicher Ausrichtung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder abgeschlossene Berufsausbildung (Fremdsprachenkorrespondenz (m/w/d), Europaassistenz (m/w/d), Europakauffrau (m/w/d), …)
• Sehr gute Deutsch- und Französisch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office-Produkten (insbes. Word, Excel, Outlook) sowie im Umgang mit Datenbanken
• Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind von Vorteil
• Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
• Aufgeschlossene und kommunikationsstarke Persönlichkeit
• Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

Die GFA bietet Ihnen ein zukunftsorientiertes und weltoffenes Arbeitsumfeld mit einer starken Werteorientierung. Diese Position ist zwei Jahre befristet, grundsätzlich wird ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt.

Die GFA Consulting Group bietet Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen

• eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur
• ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot
• attraktive Zusatzleistungen (Zuschuss zum ÖPNV Ticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, etc.)
• ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept

Nähere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.