Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilungen, Hamburg

Wir machen die Welt ein bisschen besser...

als ein führendes europäisches Beratungsunternehmen in der internationalen Zusammenarbeit.

Seit 1982 haben wir zahlreiche Projekte und Studien in über 130 Ländern zu Themen von globaler Bedeutung durchgeführt. Wir setzen uns dafür ein, das Leben der Menschen weltweit zu verbessern, indem wir staatliche und nichtstaatliche Akteure beraten.

Sowohl in unseren internationalen Projekten als auch an unserem Hauptsitz in Hamburg tragen wir zur Erreichung der globalen Ziele für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs) bei.

Wir suchen ab sofort einen

Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilungen

Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.

Ihre Aufgaben

► Unterstützung bei der Projektakquise

• Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
• Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
• Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
• Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen

► Unterstützung bei der Projektbetreuung

• Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
• Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
• Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen

► Büromanagement

• Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
• Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
• Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
• Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
• Sprachliche Prüfung von Texten

Fachliche / persönliche Anforderungen

► Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
► Sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse, sowie gute Deutschkenntnisse
► Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
► Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
► Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
► Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
► Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

Wir bieten

Wir arbeiten mit großem Engagement in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit und finden mit Hilfe unserer Projekte individuelle Lösungen für globale Herausforderungen. Unser flexibles Arbeitszeitmodell und unsere familienorientierte Unternehmenspolitik ermöglichen es Ihnen, Beruf und Privatleben miteinander zu vereinbaren. Obwohl Hamburg eine pulsierende Großstadt ist, liegen die GFA-Büros inmitten der Natur. Damit Sie schnell und einfach zu uns kommen, bieten wir Ihnen einen Zuschuss zu den Kosten des öffentlichen Nahverkehrs. Ein umfangreiches Weiterbildungsangebot unterstützt Sie in Ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung in einem internationalen Team. Der Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl sind uns bei der GFA sehr wichtig. Aus diesem Grund organisieren wir regelmäßig sportliche und gesellige Events zum Austausch und Kennenlernen. Diese Vollzeitposition ist auf zwei Jahre befristet. Grundsätzlich streben wir jedoch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis an.

Mehr Informationen über uns finden Sie auf unserer Webseite: www.gfa-group.de.