Secrétaire (H/F) des cours et du DELF, Brême

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Il a 2 missions principales :

• La promotion de la langue française et l’enseignement du français
• La diffusion de la culture française par sa programmation culturelle et par sa médiathèque

Activités principales

Sous la responsabilité du directeur de l’Institut et de la secrétaire générale, et de l’attachée de coopération pour le français (ACF) , il/elle devra

• Accueillir et informer des publics sur toutes les activités de l’institut français

• Accueillir, orienter, renseigner le public, notamment sur les cours de français et les épreuves DELF
• Gérer et transférer les flux d’appels téléphoniques
• Gérer les mèls reçus sur la boîte électronique « DELF et Kurse »

• Gérer les cours de français

• Assurer le conseil du public (téléphone, courriel et face à face)
• Evaluer ponctuellement le niveau des apprenants
• Sur le nouveau logiciel Arc en ciel : gérer les inscriptions, les listes de présence, les attestations d’inscription, les paiements, les facturations et les attestations de participation
• Veiller au nombre minimum d’inscrits par cours (seuil d’ouverture) en concertation avec la directrice des cours
• Assurer les échanges d’informations avec les enseignants
• Assurer l’affichage des cours

• Gérer les examens DELF scolaire et DELF Prim

• Gérer les inscriptions
• Organiser les examens écrits et oraux (3 centres en parallèle)
• Gérer les relations avec les correspondants DELF du Land
• Préparer les sujets à partir de l’envoi sur la boîte spécifique (drop box) : production orale, production des écrits, compréhension orale, compréhension écrits
• Assurer le suivi du personnel recruté lors des sessions (examinateurs, surveillance, correcteurs)
• Envoyer attestations de réussite, procès-verbaux et diplômes aux correspondants DELF
• Assurer la veille calendaire des sessions auprès l’ACF

Connaissances et savoir-faire

• Sens de l’accueil, de l’écoute et du contact avec le public, les apprenants et les correspondants DELF
• Polyvalence
• Sens de l’organisation et de l’autonomie
• Travail en équipe et en collaboration avec les autres membres de l’Institut français
• Maîtrise de l’allemand, du français et de l’anglais
• Maîtrise du Pack Office, Arc en ciel, logiciel DELF

Conditions

• Poste à pourvoir à compter du 01/10/2017
• CDD de remplacement pour une durée maximale de 3 mois
• Temps de travail : 25 heures par semaine 8h30-13h30 du lundi au vendredi
• Lieu de travail : Institut Français de Brême, Contrescarpe 19 - 28203 Bremen
• Rémunération : 1366 € par mois *13 mois. Le 13e mois est payé au prorata du temps de présence à la fin du contrat.