Secrétaire comptable (H/F) de l'école Voltaire et du lycée français, Berlin

L'Ecole Voltaire de Berlin est un établissement en gestion directe appartenant au réseau de l'AEFE (Agence pour l'Enseignement Français à l'Etranger). Elle scolarise 300 élèves de 30 nationalités, de la Petite Section de maternelle jusqu'à la classe de 6ème incluse. Elle propose un enseignement bilingue français-allemand en maternelle, et un enseignement renforcé de l'allemand en élémentaire. Depuis septembre 2011, elle est implantée à proximité du Französisches Gymnasium - Lycée Français pour former le Campus Franco-Allemand de Berlin.

Mission

Le secrétaire comptable exerce ses fonctions au sein d'une équipe de 4 personnes où la polyvalence est nécessaire. Ses missions principales sont les suivantes :

• Gestion administrative des personnels recrutés localement
• Gestion des dossiers du personnel (mise en place, suivi et archivage)
• Liaison avec les partenaires institutionnels (caisses de sécurité sociale, Finanzamt, Jobcenter, ...)
• Préparation des salaires
• Secrétariat (établissement d'attestations, renseignements et conseils aux personnels, actualisation des formulaires, ...)
• Gestion de la facturation et de l'encaissement des frais de scolarité
• Tenue de la base élèves sur le logiciel dédié
• Etablissement des droits constatés
• Facturation auprès des familles des différents frais
• Encaissements et suivi des impayés
• Secrétariat (correspondances avec les familles, les entreprises et les ambassades)
• Préparation et suivi des dossiers de bourses
• Gestion budgétaire
• Traitement des commandes administratives et d'entretien
• Relation avec les fournisseurs
• Procédures de suivi budgétaire dans le logiciel dédié

Compétences en organisation et planification

• Maitrise des outils informatiques et techniques d’informations
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation et de communication
• Savoir rendre compte
• Expérience en secrétariat ; esprit d’initiative ; sens des responsabilités et du travail en équipe.
• Expérience en comptabilité : facturation, encaissements et gestion du personnel
• Ponctualité, assiduité, discrétion professionnelle.
• Maîtrise de l’outil informatique (Suite Office, Outlook, Internet) ; adaptabilité au logiciel de l’établissement (FACTOS, LEXWARE et AGE12).

Conditions

Contrat à durée déterminée d'un an, temps complet de 37 heures 30 par semaine.
Rémunération selon grille établissement.

L’Ecole Voltaire comme le lycée français sont des établissements homologués par l’AEFE. L'école, reconnue par le Sénat allemand, bénéficie du statut d’ « Ersatzschule » alors que le lycée est, lui,un établissement public allemand.
La connaissance et la pratique de la langue allemande sont indispensables.