Collaborateur (H/F) Coordination de traitement et communication, Eupen

Dental Center est une clinique spécialisée en orthodontie avec un workflow numérique à la pointe de la technologie, des collaborateurs engagés et un rayonnement suprarégional, notamment dans le domaine des traitements invisibles.

Description du poste

Soutien des praticiens dans la coordination des soins:

• Dans un premier temps vous assistez et accompagner les actes médicaux des orthodontistes et les fonctions de secrétariat dédiées : ainsi vous comprendrez et vous maîtriserez l’ensemble des missions classiques de l’assistant(e) dentaire en orthodontie (ODF).
• Toujours aux côtés du praticien lors de la mise en place des plans de traitement et de financement, vous finirez par les connaître par cœur.

Dans un second temps vous prendrez en charge la communication relative à la coordination des traitements auprès des patients :

• les patients se sentent plus à l’aise pour poser ouvertement toutes leurs questions à l’assistante coordinatrice qu’au praticien lui-même ; vous endosserez donc tout l’aspect informatif des traitements en démystifiant les termes techniques ;
• vous êtes le premier point de contact des patients, vous récoltez les besoins et proposez – sur base de l’avis médical du praticien les soins les plus adéquats en présentant de manière détaillée les processus.
• Vous rassurerez le patient en lui apportant toutes les informations sur la mise en place du traitement et proposez un devis.
• vous vous faites le porte-parole des souhaits des patients.

Notamment :

• établissement d’un manuel détaillé des procédures normales de travail du nouveau poste créé;
• gérer l’accueil physique et téléphonique ainsi que les premières visites ;
• mette en place un standard téléphonique professionnel et accueillant ;
• présenter le cabinet au patient lors du premier rendez-vous et mettre en place un questionnaire de satisfaction ;
• préparation des dossiers patients selon les besoins ;
• exposer les points clés en termes simples préalablement étudiés avec le praticien ;
• présenter avec un soin particulier les comptes-rendus de diagnostics, de plans de traitement et de devis pour qu’ils soient les plus clairs possible ;
• expliquer aux patients et aux parents la démarche prévue avec les objectifs de traitement recherchés et comment on les atteint ;
• répondre à leurs questions posées au cours du traitement tout en précisant que si vous n’avez pas la réponse, le praticien interviendra ;
• préparation des dossiers et documents à faire signer par le patient et les parents ;
• mettre en place l’échéancier des rendez-vous et des règlements ; * administrer les relations aux correspondants /référents ; * s’occuper de la communication au patient en l’accompagnant tout au long du traitement ;
• mener les actions de motivation et de fidélisation de la patientèle ; * gérer les dossiers de financement en collaboration avec l’assistante de direction administrative ;
• assurer le lien entre praticiens, médecins externes, patients, mutuelles et compagnies d’assurance ;
• vous relancez les rendez-vous et les rappels de ceux-ci ;
• vous effectuerez un suivi post-traitement pour s’assurer de la satisfaction continue du patient, calmant les inquiétudes et assurant sa fidélisation ; * mener des statistiques et une mise à jour des KPI en relation avec votre fonction.
• organiser les échanges avec le partenaire de compétence en coordination de soins et avec les partenaires de compétence dans différents domaines spécialisés.

Questions relatives aux autres membres du personnel en collaboration avec l’assistant(e) de direction administrative:

• Accompagner l’audit, le conseil et le suivi de l’équipe dans une démarche d’amélioration du déroulement des journées de
• Encadrer l’équipe dans la restructuration et l’extension des postes.
• Création et suivi des plans de formation et des réunions de concertation de l’équipe en matière de relations humaines, communication et pédagogie.
• Organiser les échanges avec le partenaire de compétence en RH.

En plus:

• Vous gérez de manière autonome les tâches habituelles liées à votre fonction.
• Vous soutenez la direction dans toutes ses tâches journalières.
• Vous traitez le courrier adressé aux praticiens par les patients et les assureurs.
• Vous effectuez le travail de bureau lié à votre fonction dans les délais impartis.
• Vous gérez les données administratives que vous êtes amené(e) à introduire dans le système informatique.

Ensemble avec l’assistant(e) de direction en charge de l’administration:

• Vous collaborez à organiser le rythme d’activité du cabinet sous le contrôle de la direction.
• Vous cogérez les agendas et la planification opérationnelle globale.
• Vous prévenez la souset la surréservation de plages horaires en concertation avec le praticien.
• Vous gérez les différentes échéances et actes.
• Vous préparez les listings de journée : siège principal 3 fauteuils, succursale 2 fauteuils.
• Vous filtrez les appels.
• Vous préparer les comptes-rendus des praticiens (saisir, mettre en forme et éditer des documents : plans de traitement, devis, courriers, rapports, publications, supports de présentation).
• Vous coordonnez et vérifier la mise à jour des fichiers de données patients.
• Vous rassemblez les informations et les documents nécessaires à la constitution de dossiers (classer, archiver, scanner).
• Vous contribuez au maintien à jour du manuel du cabinet.
• Vous vous occupez de la télétransmission des attestations de soins via MyCareNet.
• Vous veillez au bon ménage et vous vous assurez de la propreté des différentes pièces ou meubles en contact avec les patients durant les heures d’ouverture en dehors des salles de soins, de stérilisation et de radiologie à savoir meuble et borne d’accueil, réception, toilettes, coin d’hygiène buccale, bureau de coordination des soins, tables et chaises de salle d'attente, l’entrée et le couloir ...).

Ensemble avec l’assistant(e) de direction administrative et nos collaborateurs de l’online-marketing:

• Vous développez les opérations de communication interne et externe du cabinet :
• Interne : préparation des réunions d’équipe, briefing, débriefing, circulaires, réunion mensuelle, entretiens d’évaluation annuels, stimulation d’idées créatives de la part des membres de l’équipe…
• Le transfert des photos et des radios sur le dossier informatisé des patients ;
• La gestion des empreintes optiques à importer dans les logiciels dédiés.
• La préparation de l’étude des nouveaux cas.
• Le maintien à jour de la fiche patient.
• L’organisation du rendez-vous de présentation du diagnostic et du plan de traitement au patient et à ses parents : montage photo sur PowerPoint, réalisation d’un dossier à remettre au patient.
• La préparation du rendez-vous du bilan avec transfert de nouvelles photos sur le dossier PowerPoint.
• La préparation des fiches de motivation à remettre au patient en fonction de la phase de traitement et des appareils utilisés.
• La maquette des principaux courriers et documents utilisés dans le cabinet.
• La préparation des fiches de procédures sur l’ensemble des actes réalisés.
• La préparation et l’implémentation de scénarios (images-films) à diffuser sur écran à la salle d’attente.
• La préparation du rendez-vous de fin de traitement avec remise d’un rapport.
• La sélection des cas pour des interviews de témoignage et pour le photo-shooting professionnel.
• Externe :gérer et promouvoir les opérations de communication et de relations publiques du cabinet
• vous participez à la planification et préparez la participation aux réunions, expositions, foires, séminaires ...
• Vous écrivez des bulletins d'information, des notes et des communiqués de presse.
• Vous participez à la mise à jour de notre site internet en créant du contenu, vous traduisez des documents.
• Vous veillez au bon fonctionnement du site internet et faites vivre le site régulièrement en collaboration avec l’équipe.

Vous vous occupez de :

• Tenir le cahier de la communication.
• Recueillir, mettre à jour et préparer les informations destinées aux supports de communication.
• Elaborer et mettre en forme les supports de communication.
• Gérer, diffuser et archiver les informations du cabinet.
• Etablir un cahier de charge des opérations de communication et estimation de leur coût.
• Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations.
• Répondre aux demandes d’information émanant des institutions, confrères, correspondants divers, par la prise en charge des emails ou messages reçus via le site internet.
• Développer des idées pour stimuler le réseau de correspondants.

Plus généralement:

• Coordonner les échanges avec les partenaires de compétence en communication.
• Élaborer des stratégies de marketing interne et externe.
• Représenter le cabinet dans différents évènements corporatifs et sociaux.
• Solliciter et créer un réseau de source de références.
• Créer du contenu et gérer les différents médias.
• Mettre sur pied des projets spéciaux tel que concours, expositions…
• Mettre en place des systèmes d’évaluation de l’efficacité et des différentes approches marketing.
• Coordonner les programmes de promotion.
• S’assurer que toutes les stratégies de marketing mise en place seront conformes aux différents codes de déontologie régissant les pratiques de la dentisterie en Belgique.
• Recevoir les visiteurs en relation avec la communication interne ou externe avant d’aller voir la direction.

Profil

• Idéalement vous avez un diplôme d’école supérieure dans le domaine de la communication et du marketing.
• Une expérience professionnelle en RH est un atout.
• Vous êtes polyvalente et en mesure de prendre en charge une multitude de tâches
• Vous avez le sens du travail bien fait.
• Vous êtes en mesure de bien travailler aussi bien de façon autonome qu'en équipe. * Vous avez une grande habileté en communication autant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous avez un bon relationnel avec les enfants et les adultes.
• Vous êtes une personne engageante.
• Vous prenez soin de votre présentation extérieure. Votre sourire est impeccable et vous avez un sens de l’humour avéré. * Vous détenez de fortes habiletés rédactionnelles, une grande créativité et une capacité d’analyse et de conception. * Vous connaissez les techniques standard du secrétariat par formation et expérience
• Il est facile pour vous de communiquer avec tous les patients, les référents, toute l’équipe interne et les médias. * Vous faites preuve d'une capacité d’écoute et d'empathie, ainsi que de la discrétion nécessaire dans le traitement des informations confidentielles, et de respect des instructions. * Vous pouvez travailler de manière autonome, indépendante, structurée et ciblée.
• Vous faites preuve d’initiative et d’entregent.
• Vous êtes disponible, résistant(e) et résilient(e).
• Vous avez de la flexibilité, une excellente capacité d’adaptation, de la force de persuasion et un esprit d'équipe avéré.
• Vous êtes remarquablement rapide et précis(e) dans l'anticipation et l'exécution des tâches nécessaires.
• Vous êtes digne de confiance, loyal(e) et respectueux(se) dans vos rapports avec les codes de conduite déontologiques.
• Vous devenez l'un(e)(e) des interlocuteurs (trices) privilégié(e)s du monde extérieur et incarnez ainsi l'identité de l'entreprise . Par conséquent, l’allemand sera de préférence votre langue maternelle et idéalement vous maîtrisez trois autres langues (français, néerlandais et anglais), de même que l'utilisation courante des divers programmes informatiques et l’usage des réseaux sociaux.
• Vous avez dès lors de bonnes compétences en informatique et êtes prêt(e) à améliorer vos connaissances par de la formation continue.
• Programmes: Windows, Word, MS Office, Open Office, Photoshop, Excel, Access, Power Point …
• L'utilisation d'appareils numériques : PC, serveurs, réseaux, VPN, scanners, Smart Board, tableaux interactifs, whiteboards, VoIP, Chatpod...
• L'usage optimisé et rationalisé du logiciel dédié orthokis : connaissance rapide parfaite à acquérir, formations à suivre et assurer les mises à jour reçues annuellement.
• Expérience avec Google Adwords et Google Analytics (un atout).
• Expérience des médias sociaux et du marketing interactif.
• L'attitude de « nerd » informatique et ouvert(e) à s’approprier de nouveaux usages digitaux.

Nous offrons

• un accompagnement pédagogique rationalisé et contrôlé avec l’ensemble des acteurs du cabinet. Une formation spécifique vous permettant de vous familiariser à l’orthodontie moderne.
• un domaine d'activité diversifié provenant d’une zone de chalandise régionale et internationale.
• des perspectives d'avenir intéressantes dans un cabinet spécialisé hautement numérisé.
• une rémunération attrayante.
• un emploi stable dans un poste de travail sûr avec des possibilités de perfectionnement par formation continue.
• la possibilité de grandir dans une entreprise familiale.