Assistent:in im Generalsekretariat (m/w/d), Berlin

Das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) ist eine internationale Organisation im Dienst der deutsch-französischen Zusammenarbeit mit vier Standorten in Berlin, Paris, Saarbrücken und Straßburg. Es wurde 1963 auf der Grundlage des Élysée-Vertrags gegründet. Das DFJW hat die Aufgabe, die Beziehungen zwischen jungen Menschen aus Deutschland und Frankreich innerhalb eines erweiterten Europas zu fördern. Gemeinsam mit seinen Partnern trägt es zur Vermittlung der Kultur des Nachbarlandes bei, stärkt das interkulturelle Lernen und unterstützt die berufliche Qualifizierung junger Menschen. Darüber hinaus fördert das DFJW grenzüberschreitende Projekte für bürgerschaftliches Engagement, sensibilisiert für die besondere Verantwortung Deutschlands und Frankreichs in Europa und motiviert junge Menschen, die Partnersprache zu erlernen.

Das Deutsch-Französische Jugendwerk stellt ein:

Assistent:in im Generalsekretariat (m/w/d)

Die Teilzeitstelle ist ab dem 1. Februar 2026 bis zum 31. Januar 2029 zu besetzen. Sie umfasst 20 Stunden pro Woche und befindet sich am Dienstort Berlin. Eine Verlängerung ist möglich. Die Vergütung und die Arbeitsbedingungen richten sich nach dem Personalstatut des DFJW.

Ihre Aufgaben

• Assistenz im Generalsekretariat in Berlin und bei Bedarf in Paris
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz in Paris und beiden Bürokoordinator:innen
• Verwaltung des Terminkalenders
• Organisation von Dienstreisen
• Vorbereitung der Korrespondenz und Unterstützung bei Redaktion, Übersetzung und Versand von Briefen und Sitzungsprotokollen
• Logistische Betreuung von Veranstaltungen und Sitzungen, insbesondere der Gremiensitzungen -Verwaltung des Reisebudgets und des Sonderfonds des Generalsekretariats
• Reisekostenabrechnung aller Dienstreisen des Generalsekretärs in Berlin
• Pflege von Kontaktlisten des Generalsekretariats in Deutschland
• Inventarisierung des Buchbestands des Generalsekretariats
• Co-Betreuung der Praktikant:innen und/oder Freiwilligen im Generalsekretariat
• Sonstige Unterstützung des Generalsekretariats bei laufenden Aufgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem arbeitsrelevanten Umfeld (z. B. Fachkraft für Büromanagement, Fremdsprachenassistenz, anderweitige Ausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich)
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse (möglichst Französisch auf Erstsprachniveau) -Kenntnisse der Verwaltungsstrukturen in Deutschland und/oder Frankreich und Auslandserfahrung
• Erfahrung in der Direktionsassistenz erwünscht
• Gute MS Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)
• Organisationstalent und vorausschauendes Planungsvermögen
• Erfahrung in internationaler Reiseplanung
• Kommunikationsstärke und diplomatisches Geschick
• Flexibilität und schnelles Reaktionsvermögen
• Gewissenhaftigkeit und Diskretion
• Kenntnisse in internationaler Reiseplanung erwünscht

Wir bieten

• Eine erfüllende Tätigkeit mit dem Ziel, der deutsch-französischen Zusammenarbeit und dem Austausch zwischen jungen Menschen aus Deutschland, Frankreich und Europa neue Impulse zugeben und junge Menschen zu fördern
• Eine lernende Organisation mit klaren strategischen Schwerpunkten und einem vielseitigen Partnernetzwerk
• Entlohnung nach dem Personalstatut des DFJW mit regelmäßigem Aufrücken durch Betriebszugehörigkeit und anteilige Tarifanpassung des öffentlichen Dienstes in Deutschland und Frankreich
• 13. Monatsgehalt, Verpflegungszuschuss sowie familienbezogene Leistungen
• Flexible Arbeitszeiten und eine gute Work-Life-Balance
• Die Möglichkeit zur regelmäßigen Telearbeit
• Ein attraktives Fort- und Weiterbildungsangebot
• Anerkennung von Berufserfahrung
• Eine betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit zu Dienstreisen in Deutschland und Frankreich
• Ein offenes und engagiertes Team an vier Standorten in einem inspirierenden und interkulturellen Umfeld