Assistant/e de direction, Paris

L’Institut historique allemand (IHA) est un centre de recherche de la fondation publique Max Weber – Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland. Nous travaillons sous la devise »Recherche – Médiation – Qualification« dans le domaine de l’histoire française, franco-allemande et ouest-européenne – de l’Antiquité tardive à nos jours – et jouons un rôle de premier plan dans la médiation entre l’Allemagne et la France. L’histoire numérique et l’Afrique subsaharienne constituent des axes de recherche complémentaires.

L’Institut historique allemand recrute pour le 1er juin 2024 ou une date fixée d’un commun accord

un/e assistant/e de direction

Il s’agit d’un poste à durée indéterminée (CDI).

Tâches devant être exercées

• secrétariat de direction, y compris soutien à la direction pour toutes les questions administratives et organisationnelles, réception et distribution du courrier entrant, coordination du calendrier de l’institut et de l’agenda de la direction,
• suivi des programmes de soutien de l’institut: fellowships, bourses et stages (correspondance, notifications, lettres de recommandation),
• travaux administratifs généraux et de classement, rédaction de différents documents écrits (rapports sur les programmes de soutien, correspondance en trois langues), gestion et mise à jour des informations sur les adresses dans le système CRM CAS,
• coordination de la réservation des salles de réunion et des chambres d’hôtes de l’institut.

Nous attendons

• un Bac+3 ou une formation professionnelle en gestion/administration, ou une qualification comparable ainsi qu’une expérience professionnelle dans le domaine de l’assistance / du secrétariat dans un environnement scientifique,
• de très bonnes connaissances de l’allemand et du français, connaissances de l’anglais souhaitées,
• une utilisation courante des programmes MS-Office, idéalement expérience avec un programme CRM,
• le sens du service, de l’esprit d’équipe, de la flexibilité et disponibilité,
• une attitude sûre, aimable et prévenante dans les relations avec les collègues et l’accueil des personnes invitées,
• de la discrétion dans le traitement des données sensibles, une méthode de travail minutieuse et précise, ainsi qu’un très bon sens de l’organisation,
• de la capacité à travailler de manière autonome.

Nous proposons

• un poste au sein d’une équipe dynamique et d’un environnement international,
• une activité variée au cœur de Paris,
• un contrat de travail à durée indéterminée de droit français à temps plein (37h/semaine) avec une rémunération indexée sur la grille tarifaire de l’ambassade d’Allemagne à partir de 3.476,00 € euros bruts mensuels (conformément à la convention relative à la double imposition, l’imposition se fera en Allemagne en cas de nationalité non française) ainsi que les prestations complémentaires usuelles: mutuelle santé, prévoyance (à partir de six mois dans l’entreprise), titres restaurant et jours chômés complémentaires.