Les frais de déplacement en Allemagne : calcul et remboursement

En Allemagne, chaque personne effectuant un trajet pour se rendre au travail a le droit de comptabiliser des frais de déplacement. En fin d'année, il est ainsi possible de diminuer la charge fiscale qui pèse sur son salaire d'un montant non-négligeable. Pour ces frais, qui prennent le nom de Entfernungspauschale, il suffit de remplir un simple formulaire en faisant attention à un certain nombre de règles et d'exceptions. Voici notre guide pour comprendre le fonctionnement de ces frais par rapport à la fiscalité allemande et le montant dont vous pouvez bénéficier lorsque vous travaillez en Allemagne.

Les frais de déplacement en Allemagne sont couverts par une subvention fiscale, légèrement controversée, pour l'employé sous le nom de Entfernungspauschale. Cette subvention s'adresse à toutes les personnes qui doivent effectuer un trajet entre leur domicile et leur lieu de travail. Elle peut aussi être dénommée Pendlerpauschale.

L'employé reçoit une indemnité forfaitaire pour chaque kilomètre parcouru jusqu'à son travail. Celle-ci permet de diminuer l'imposition sur le revenu, qui est prélevée à la source en Allemagne.

Cette indemnité pour les frais de déplacement est comptabilisée parmi les frais professionnels (Werbungskosten). Elle doit être remplie dans votre déclaration fiscale dans l'annexe N.

Elle est donc régulée par la loi sur l'imposition sur le revenu.

Le centre des finances (Finanzamt) comptabilise une indemnité de 30 centimes par kilomètre parcouru jusqu'au lieu de travail, et à chaque journée travaillée. Attention, ce calcul n'est valable que pour un aller simple. Le centre des finances ne compte pas un aller-retour entre le logement et le lieu de travail.

Si vous habitez à 15 kilomètres de votre bureau, l'indemnité couvre donc 4,50 € par jour travaillé (15 x 0,3). Ces coûts sont ensuite additionnés et peuvent être déduits à la fin de l'année sur la déclaration fiscale de ses revenus.

Lorsque vous vous rendez à un rendez-vous client, vous devez encore plus déduire de vos revenus. Le montant forfaitaire est alors de 30 centimes par kilomètre en aller-retour. Si vous vous rendez en moto ou en scooter à ce rendez-vous, le forfait s'abaisse toutefois à 20 centimes par kilomètre.

Par ailleurs, si vous quittez votre logement pendant plus de 24 h, des frais de restauration (Verpflegungskosten) s'ajoutent. Pour une absence de 24 h, le forfait s'élève à 24 €. Si votre absence dépasse les 8 heures dans une journée, il monte déjà à 12 €.

Enfin, les frais de logement (Übernachtungskosten) peuvent également être déduits et ne sont presque jamais limités par la loi.

Vous ne pouvez bénéficier de cette indemnité forfaitaire que pour les jours où vous étiez véritablement au bureau. Par exemple :

1. Au cours de l'année 2020, vous avez effectué le trajet jusqu'à votre travail sur 215 jours.
2. Ce trajet est de 32 kilomètres.
3. À chaque kilomètre, vous pouvez obtenir 30 centimes d'indemnité forfaitaire
4. Ce qui donne donc un montant de 9,60 € par jour travaillé.
5. Pour 215 jours, vous obtenez la somme totale de 2064 euros.
6. Vous devez donc déduire cette somme de vos revenus imposables à la fin de l'année, ce qui réduit alors le montant de vos impôts.

Notre conseil : Le décompte des jours travaillés peut être fastidieux. Si vous travaillez 5 jours par semaine, vous pouvez estimer être à 230 jours par an (280 jours par an si vous êtes à 6 jours par semaine). Le centre des finances ne réclame généralement pas de preuve pour ce décompte.

Pour déterminer la distance entre votre logement et votre lieu de travail, vous devez prendre en compte la liaison routière la plus courte. Cela peut se faire facilement sur des outils de géographie en ligne, comme Google Maps. Arrondissez ensuite au kilomètre près pour avoir un nombre sans virgule.

*Attention aux exceptions *: Vous avez le droit de déclarer un trajet plus long, si celui-ci est moins cher et si vous l'avez donc parcouru plus régulièrement. Cela peut être un chemin qui cumule plus de kilomètres, mais grâce auquel vous êtes plus rapidement sur votre lieu de travail.

Toutefois, gardez en tête par rapport à ces frais qu'en tant qu'employé, vous bénéficiez automatiquement d'une indemnité pré-déterminée dans vos frais professionnels de 1000 €.

Ce montant vous est attribué dans tous les cas par le centre des finances, sans tenir compte de vos frais réels. Votre charge d'imposition est donc ensuite réduite pour chaque euro qui dépasse ces 1000 €. Dans le cas précédent, cela représente donc 1064 euros.

Par ailleurs, le montant des frais de déplacement ne peut dépasser les 4500 euros, qui est le plafond maximum de cette indemnité. Si c'est le cas, vous devriez bénéficier d'un véhicule de fonction pour vous rendre au travail et à vos rendez-vous professionnels. Vous pouvez alors faire valoir des frais encore plus élevés, mais ceux-ci doivent être prouvés. Vous devez fournir des justificatifs tels qu'un carnet de route de votre véhicule, des factures ou des reçus.

A contrario, cela signifie : pour bénéficier d'une simple indemnité forfaitaire sur vos frais de déplacement jusqu'à 4500 euros aucun justificatif sera à présenter à votre centre des finances.

L'indemnité des frais de déplacement ne dépend pas de l'utilisation d'un type de transport en particulier. Ainsi, si vous vous déplacez à vélo tous les jours jusqu'à votre lieu de travail, vous n'avez pas de frais réels, comme on l'entend au sens courant (carburant, places de parking, etc.). Cependant, en Allemagne, vous pouvez tout de même déclarer et obtenir une indemnité pour vos déplacements en vélo ou en trottinette.

C'est également le cas, si vous utilisez des transports en commun publics pour vous rendre sur votre lieu de travail, que ce soit en bus, en tramway ou en train. Les taxis peuvent également être considérés comme un moyen de transport en commun, au contraire de l'avion.

Par ailleurs, vous pouvez appliquer les frais réels pour votre utilisation des transports commun à partir du moment où ce montant dépasse celui qui serait normalement prévu pour vos indemnités de déplacement. Faites par conséquent le calcul avant de déclarer vos revenus en Allemagne, pour vérifier si votre abonnement pour les transports dépasse le forfait des indemnités ou non.

Cette indemnité reste valable même si vous faites du covoiturage ou si votre employeur vous versent des indemnités pour votre transport ou des bons d'essence.

Vous pouvez utiliser l'indemnité forfaitaire uniquement pour les transports jusqu’à votre "premier lieu de travail", c'est-à-dire le lieu où vous êtes installé le plus régulièrement. Si vous devez vous déplacer dans d'autres bureaux, ou pour rencontrer des clients dans un autre lieu, vous devez alors déclarer un transport en aller-retour, ce qui augmente d'autant plus votre indemnité.

En stipulant un lieu de travail dans une filiale donnée au moment de votre contrat, votre employeur peut donc vous permettre de toucher une indemnité de frais de déplacement plus conséquente.

Par exemple :

1. Vous travaillez 2 jours par semaine dans une filiale à 10 km, puis trois autres jours dans une filiale située à 25 km.
2. Il sera plus intéressant pour vous d'avoir la première filiale comme "premier lieu de travail" dans votre contrat.
3. Ainsi, vos déplacements vers la deuxième filiale seront considérés en aller-retour et d'autant mieux indemnisés avec vos impôts.

Attention : Selon la cour fiscale fédérale, le premier lieu de travail dépend de la partie essentielle de votre travail. La seule visite régulière d'un lieu ne permet pas de justifier qu'il s'agit de votre premier lieu de travail.

Ainsi, ce point n'est pas toujours évident à éclaircir dans vos déclarations. Dans le cas d'un pilote d'avion, cela peut se révéler d'autant plus difficile à comprendre. L'aéroport le plus proche doit-il être le "premier lieu de travail" du pilote ? Dans un jugement de 2016, le tribunal fiscal d'Hambourg a considéré que c'était le cas. Co-pilote, la plaignante devait donc appliquer une indemnité forfaitaire simple pour ses déplacements jusqu'à l'aéroport d'Hambourg.

Pour ces raisons, il est généralement recommandé de se rapprocher des services d'un conseiller financier en Allemagne. Celui-ci pourra faire le point avec vous concernant vos frais de déplacement et remplir votre déclaration au mieux, afin de minimiser vos impôts sur le revenu.

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