Secrétaire général (h/f/d), Berlin

Sous l'autorité du Conseiller culturel/Directeur de l'Institut français, vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l’Institut Français d'Allemagne (IFA).

Activités principales

Vos missions principales consistent à :

• préparer et suivre le budget de l'EAF, élaborer les budgets initial et rectificatifs, mettre en place des outils d'optimisation de gestion, analyser les comptes budgétaires et suivre les tableaux de bord ;
• veiller à l’équilibre budgétaire de l’IFA, notamment par une croissance des ressources propres (en particulier cours et mécénat/sponsoring) ;
• assurer le rôle d'interface avec le ministère (DGM/DDC/RES qui assure la tutelle de l'IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d'activités ;
• valider en qualité d’ordonnateur délégué les dépenses et recettes sur l’application comptable, l’administrer et veiller à la bonne collaboration avec l’agence comptable ;
• suivre le contrôle interne financier (CIF) en lien avec l'agence comptable en tant que membre du comité de gouvernance ;
• programmer, gérer et suivre les crédits du service de coopération et d'action culturelle (SCAC), en lien avec le directeur délégué et les attachés sectoriels ;
• coordonner le recrutement des personnels, suivre les programmations des effectifs, la rédaction des contrats, suivre et appliquer la législation locale du travail ;
• coordonner et encadrer les personnels (expatriés, ADL), assurer le suivi de l'organigramme fonctionnel, gérer les conflits ;
• mettre en place des formations, coordonner la gestion des plannings des campagnes d'évaluation et les congés ;
• animer le dialogue social avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux ;
• piloter la logistique administrative et la veille juridique de l'IFA (coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation et rédaction de contrats avec les artistes, suivre l'accueil des artistes en tournée, prendre contact avec les fournisseurs, rationaliser les acquisitions, mener une veille juridique, gérer le contentieux) ;
• assurer la gestion logistique, financière, matérielle et immobilière de l'EAF (suivi des conventions d'occupation temporaire (COP), des baux avec les administrations locales, travaux et aménagements) ;
• animer certains dossiers tels que la Démarche Qualité, le label "instituts verts" ;
• assurer la sécurité des biens, des personnes et du public dans les antennes, gérer les risques et veiller à l'application des consignes de sécurité.

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions

• Expérience confirmée en management, ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement.
• Expérience réussie dans un contexte culturel différent.