Assistant.e Marketing Pièces et Service et Budgets (H/F), Roissy

Premier groupe automobile d'importation en France, « VGF » anime et coordonne dans l'Hexagone l'activité de cinq marques du premier groupe automobile européen : Volkswagen, Škoda, Audi, Seat, et Volkswagen Véhicules Utilitaires. « VGF » est un relais essentiel entre les usines de production et les réseaux qui assurent la vente et le service au client final. Face aux nouveaux défis de la distribution automobile, « VGF » affirme avec résolution sa raison d'être : accroître, développer et pérenniser l'activité de ses cinq marques .

Missions

• Assiste le Chef du Département Marketing Pièces et Service dans la réalisation de ses activités : moteur dans le fonctionnement de l’équipe, priorise les actions clés (agenda) et garantit la continuité de l’activité ;
• Gère l’ouverture des ordres budgétaires et fait le suivi budgétaire Marketing Pièces et Service ;
• Assure une activité transverse d’Assistante au sein du Dpt, vis-à-vis des autres Départements de la DPS et vis-à-vis des autres Directions du Groupe, selon nécessité.

Tâches clés :

Administration :

• Est le relais permanent de l’information et des directives pour l’équipe. Relance la dynamique d’équipe dans le suivi des missions, propose des améliorations de fonctionnement
• Gère le planning d’engagements du Chef de Département Marketing Pièces et Service et le coordonne avec celui des collaborateurs de première ligne
• Participe et rédige les comptes-rendus de réunions du Département
• Gère le « HOLD OVER » des dossiers en instance
• Gère la partie évènementielle interne au département (séminaires, réunions,..)
• Est l’interface entre les membres de l’équipe : transmet les informations clés, relance sur le respect des délais
• Organise les rendez-vous, réunions, voyages et missions du Chef de Dpt. Réserve les salles de réunions, chambres d’hôtel, billets… en fonction des besoins
• Prépare les supports de communication destinés aux présentations internes et externes pour les réunions internes, maisons-mères, internationales
• Assure la cohérence des présentations et le respect des délais dans le recueil de l’information
• Est responsable « Webmaster » pour le Département : mise à jour des informations sur Intranet (interne VGF) et Extranet (Réseaux de Réparateurs Agréés)
• Agit en tant que « Correspondant Qualité ».
• Coordonne la partie relation de presse professionnelle (communiqués de presse)

Budgets :

• Réalise le budget annuel Marketing Pièces et Service avec le Chef du Département
• Réalise le suivi du budget par programme, par département et par marque
• Ouvre les ordres et crée les bons de commande, et prépare les provisions annuelles
• Présente l’état du budget aux réunions Marketing et prépare les réunions budgétaires
• Assure la refacturation réseau de la partie paritaire

Profil

• Bac +2/3
• Rigueur et organisation
• A l’aise avec les chiffres (budget de bons de commande à traiter)