Administrative Assistant (m/w/d), Russelsheim

Valeo ist ein globales Technologieunternehmen, das innovative Lösungen entwickelt, um die Mobilität neu zu erfinden. Wir sind ein Partner von Automobilherstellern und Akteuren der neuen Mobilität weltweit. Unsere Vision? Eine grünere und sicherere Mobilität zu erfinden, dank Lösungen, die sich auf intuitives Fahren und die Reduzierung von CO2-Emissionen konzentrieren. Wir sind führend in unseren Geschäftsbereichen und werden als eines der weltweit größten innovativen Unternehmen anerkannt.

Aufgaben

• Infrastruktur & Technische Instandhaltung
• Prüfwesen & Sicherheit: Durchführung regelmäßiger Gesamtkontrollen der Infrastruktur sowie Koordination von Prüfmaßnahmen durch externe Dienstleister (z. B. DEKRA-Begehungen, Feuerwehr-Einlass für Kontrollen).
• Maßnahmenmanagement: Bestimmung und Umsetzung notwendiger Maßnahmen nach Gefahrenbegehungen (z. B. durch die DEKRA).
• Dokumentation: Erstellung, Aktualisierung und Kommunikation von Dokumentationen und Betriebsanweisungen
• Dienstleistersteuerung & Partnermanagement
• Schnittstellenfunktion und Besuchsmanagement: Zentrale Ansprechpartnerin für Vermieter sowie externe Servicedienste (IT, Telekommunikation, Zulieferer, Reinigungsdienste).
• Steuerung externer Partner: Management externer Dienstleister im Rahmen definierter Vorgaben (Wartungsverträge, Abrufaufträge usw.) bei der Ausführung von Instandhaltungsarbeiten.
• Büroorganisation & Administration
• Bestellwesen & Inventar: Überprüfung der Bürobestände, eigenständige Nachbestellung sowie allgemeines Ablageund Bestellwesen.
• Finanzadministration: Unterstützung im Rechnungswesen und der Vertragsadministration.
• Post & Logistik: Bearbeitung der Einund Ausgangspost sowie Paketannahme.
• Allgemeine Assistenz: Unterstützung im Tagesgeschäft und allgemeine administrative Aufgaben.
• Personal, Kommunikation & Events
• On& Offboarding: Organisatorische Begleitung beim Einund Austritt von Mitarbeitern.
• Interne Kommunikation: Teilnahme an Jour Fixes und Redaktionsmeetings; Erstellung von Content für den Smart Hub sowie Beiträge für den HR-Network-Newsletter.