Travail hybride et cloud en Allemagne : comment rester productif

Afin de lutter contre la pénurie de personnel qualifié, les entreprises allemandes proposent aujourd'hui 18 % de postes en télétravail en 2024 selon une étude de la Bertelsmann Stiftung. En conséquence, elles ont dû adapter leurs méthodes de travail pour conserver un bon niveau de productivité à distance. Nous vous expliquons comment le travail hybride en Allemagne, en particulier via les outils de cloud reporting, permettent d'améliorer la productivité et d'optimiser les performances des équipes.

Le travail à distance est une organisation du travail où les employés accomplissent leurs tâches en dehors des locaux de l'entreprise. Cette forme de travail est possible grâce aux technologies de l'information et de la communication, qui permettent aux employés de se connecter aux systèmes de l'entreprise via internet.

Cependant, pour que le télétravail en Allemagne soit pleinement efficace, les entreprises allemandes doivent utiliser des outils collaboratifs qui facilitent la communication et la gestion des projets à distance.

Les outils collaboratifs basés sur le cloud permettent notamment d'avoir une communication fluide et une gestion optimale des projets de l'employeur, en particulier dans un contexte de télétravail pour plusieurs raisons.

Faciliter la communication et le partage d'informations en temps réel

Ce type d'outils permet aux différentes équipes de communiquer instantanément via des messageries, des visioconférences ou des plateformes de discussions qui réduisent les délais de réponse. Ils permettent à tous les membres de rester informés en temps réel.

En effet, chaque personne dispose du même niveau d'information sur un sujet à un instant T, et en quelques clics, vous pouvez partager des fichiers ou des informations primordiales à un salarié ou à une équipe.

Fournir une plateforme unique pour l'attribution et le suivi des tâches

Ces outils proposent également aux entreprises allemandes de bénéficier d'une plateforme centralisée où les responsables peuvent attribuer des tâches, fixer des deadlines et suivre la progression d'un projet.

Certaines plateformes de communication collaboratives permettent aux équipes de créer, suivre et gérer des projets, ainsi que gérer leurs calendriers et leurs actions pour les déploiements pour les clients, l'intégration des nouveaux collaborateurs, et les lancements de produits. Cela permet notamment d'éviter les erreurs d'attributions, de clarifier les actions à faire en priorité et d'avoir une meilleure coordination entre les équipes.

Permettre un accès facile aux fichiers et documents partagés

Avec les solutions cloud reporting, tous les documents et fichiers nécessaires et importants au travail des équipes sont accessibles en ligne et à tout moment. Vous n'avez plus besoin d'envoyer différentes versions de fichiers par e-mail, ce qui permet d'avoir une meilleure gestion des documents.

Cela évite également les pertes d'information en cours de projet. Les salariés peuvent collaborer et modifier simultanément les fichiers, ce qui a pour conséquence un gain de productivité.

Favoriser le travail collaboratif et briser les silos

Ces outils encouragent les échanges entre les différents services, ce qui permet d'avoir un travail plus transversal. En permettant à des équipes diverses de travailler ensemble sur des projets, ces outils aident à éliminer les silos organisationnels et améliorent la circulation de l'information pour une meilleure prise de décision.

On parle souvent de l'importance de l'alignement entre les équipes Sales et Marketing. Avec ce type d'outils, on améliore aussi la synergie entre les équipes.

Rationaliser les flux de travail et réduire les inefficacités

Enfin, les outils cloud permettent souvent d'automatiser certaines tâches répétitives afin d'éviter les erreurs humaines. Ils peuvent servir à automatiser les envois d'emails ou de newsletters, tandis que les logiciels de comptabilité peuvent envoyer des rappels de factures ou suivre des échéances.

Cela va considérablement alléger les charges administratives et permettre aux employés de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Il existe un large choix d'outils sur le marché en Allemagne, il est donc important de prendre en compte certains critères pour faire le meilleur choix pour votre entreprise.

S'assurer de l'évolutivité de l'outil face à une hausse de la charge de travail et de la croissance de l'entreprise

L'outil collaboratif choisi doit être capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise. En d'autres termes, vous devez vous assurer que la solution cloud est suffisamment flexible pour évoluer en cas de hausse de la charge de travail ou du nombre d'utilisateurs sans compromettre ses performances. Si ce n'est pas le cas, vous serez probablement amené à changer d'outil, ce qui aura pour conséquence une hausse de coût pour l'entreprise.

Évaluer les mesures de protection des données et le respect de la réglementation

La sécurité des données est une priorité absolue lorsqu'on parle d'outils cloud. Ils doivent respecter les normes de protection des données, telles que le RGPD en Allemagne, et proposer des fonctionnalités qui permettent de sécuriser et chiffrer les informations sensibles de l'entreprise.

En choisissant une solution avec des protocoles de sécurité solides, vous protégez les données de votre entreprise contre les cyberattaques et vous assurez sa conformité réglementaire.

Par exemple, avec le déploiement réglementaire progressif de la facturation électronique obligatoire qui sera obligatoire pour toutes les entreprises allemandes en 2025 et en 2026 pour les entreprises françaises, certaines solutions s'intègrent très facilement avec votre logiciel de facturation afin d'éviter les erreurs et respecter la réglementation.

Considérer la convivialité et l'intuitivité de l’outil pour faciliter l'adoption

Ce type de logiciel doit être simple à maîtriser pour encourager son adoption et utilisation par tous les membres de l'équipe. Avec une interface intuitive, vous aurez moins de besoins en formation et ça permettra une prise en main rapide.

Si l'outil est trop complexe, cela peut freiner son utilisation et créer des problèmes au sein des équipes. Il est donc important de choisir une solution qui propose une expérience utilisateur (UX) fluide, accessible même aux moins technophiles.

Vérifier la compatibilité des outils avec vos systèmes et logiciels existants

L'intégration des nouveaux outils collaboratifs cloud avec les systèmes et logiciels déjà en place est indispensable pour éviter des perturbations sur l'activité de votre entreprise. Vous devez vous assurer que l'outil est compatible avec vos applications de gestion, de CRM ou encore de comptabilité.

Comparer les plans tarifaires et les fonctionnalités

Avant de prendre votre décision, vous devez comparer les différentes offres en fonction des fonctionnalités proposées. Certains outils proposent des formules gratuites, tandis que d'autres proposent des abonnements avec plus de fonctionnalités.

Regardez si les fonctions proposées correspondent aux besoins de votre équipe, tout en respectant votre budget. L'objectif est de trouver un équilibre entre coûts et valeur ajoutée afin de maximiser le ROI (retour sur investissement).

Évaluer les fonctionnalités de collaboration et l'accessibilité des outils

Une fois que vous avez sélectionné le meilleur outil pour votre société et que vous l'avez intégré, vous devez veiller à ce qu'il réponde bien à vos besoins et que vos salariés soient à l'aise avec son utilisation.

Pour ce faire, échangez avec vos différents services et obtenez des feedbacks de la part des managers. Si les retours ne sont pas positifs, vous pouvez notamment organiser des sessions de formation.

Les outils collaboratifs de cloud reporting ne se contentent pas d'améliorer la productivité, ils transforment fondamentalement notre façon de télétravailler en Allemagne. Ils permettent d'avoir des environnements de travail plus dynamiques, connectés et automatisés.

Cependant, au-delà de ces avantages, se pose une autre question essentielle : comment ces outils peuvent-ils soutenir l'innovation et la créativité au sein des équipes qui fonctionnent en télétravail à 100 % ? C'est un défi passionnant que les entreprises allemandes doivent relever afin de rester compétitives dans un monde de plus en plus digitalisé.

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Olivier Geslin